Releasenotes contracten maart 2021
De afgelopen periode zijn drie functies toegevoegd aan Contract management:
- On-behalf delegeren van werkzaamheden
- Advanced search
- Betaalplannen i.c.m. Invoices
1. On-behalf delegeren van werkzaamheden
On-behalf geeft de mogelijkheid om functies te delegeren. Dit kan ingezet worden voor vervanging tijdens vakanties, of om werkzaamheden langere tijd namens iemand te kunnen doen. Een voorbeeld hiervan is een secretariaat die declaraties indient namens directie.
Voor Admin gebruikers
- Voor Admin gebruikers is het mogelijk om functies fijnmazig te delegeren. Dit kan per functie onder een administratie voor een bepaalde periode. Hieronder ziet u hoe u bij deze instelling komt.
Voor eindgebruikers
- Gebruik maken van de functie:
Wilt u (tijdelijk) functies van iemand overnemen? Dan kunt u (nadat dit door uw administrator is ingesteld) rechtsboven in het scherm van gebruiker wisselen:
- Uitzetten van de on-behalf functie
Als u de mogelijkheid om te wisselen tussen gebruikers of on-behalf wilt stoppen, doet u het volgende: Klik rechtsboven in uw scherm op het poppetje en verwijder vervolgens de gebruiker waar u de functies van heeft overgenomen door op het min (-) teken te klikken:
2. Advanced search
Met advanced search bieden wij de mogelijkheid om contractdossiers te zoeken over administraties heen. Daarnaast hebben wij in overleg met klanten standaard zoekfilters opgesteld die veel gebruikt zullen gaan worden, namelijk:
- Alles;
- Geen notificaties;
- Mijn contracten;
- Door mij beheerd;
- Recent gewijzigd;
- Verloopt binnenkort;
- Recent verlopen;
- Recent verlengde contracten;
- Gerelateerd aan gearchiveerde contracten;
- Ondertekeningsverzoek verloopt binnenkort;
- Ongetekend.
- Staat uw zoekfilter er niet tussen dan kunt u zelf eenvoudig een specifieke zoekopdracht aanmaken en deze vervolgens opslaan:
- Het is ook mogelijk om kolommen aan en uit te zetten en in volgorde aan te passen, zodat u de voor u belangrijkste informatie gelijk te zien krijgt:
- Wilt u informatie delen dan kan dit door de uitkomsten van uw zoekopdracht te exporteren naar een CSV bestand. Dit bestand is leesbaar in o.a. Excel.
3. Betaalplannen i.c.m. Invoices
Betaalplannen geven de mogelijkheid om facturen, die worden verwacht op basis van een contract, vooraf goed te laten keuren zodat de verwerking versneld kan worden.
- De contract manager initiëert een betaalplan gekoppeld aan het contract:
- De contract manager of de finance afdeling zorgt ervoor dat de facturen op de juiste manier geboekt worden:
- Goedkeuren wordt gedaan door de budgethouder volgens het ingestelde procuratieschema. Dit kan zowel in de desktop app als in de mobile app:
