2021
Releasenotes Expense maart 2021
De afgelopen periode zijn er twee functies toegevoegd aan onze oplossing voor Expense Management:
- On-behalf delegeren van werkzaamheden
- Dupliceren van declaraties
1. On-behalf delegeren van werkzaamheden
On-behalf geeft de mogelijkheid om functies van gebruikers te delegeren. Dit kan ingezet worden voor vervanging tijdens vakanties, of om werkzaamheden langere tijd namens iemand te kunnen doen. Een voorbeeld hiervan is een secretariaat die declaraties indient namens directie.
Voor Admin gebruikers
- Voor Admin gebruikers is het mogelijk om functies fijnmazig te delegeren. Dit kan per functie onder een administratie voor een bepaalde periode. Hieronder ziet u hoe u bij deze instelling komt.
Voor eindgebruikers
- Aanzetten van de on-behalf functie
Wilt u (tijdelijk) functies van iemand overnemen? Dan kunt u (nadat dit door uw administrator is ingesteld) rechtsboven in het scherm van gebruiker wisselen:
- Uitzetten van de on-behalf functie
Als u de mogelijkheid om te wisselen tussen gebruikers of on-behalf wilt stoppen, doet u het volgende: Klik rechtsboven in uw scherm op het poppetje en verwijder vervolgens de gebruiker waar u de functies van heeft overgenomen door op het min (-) teken te klikken:
2. Dupliceren van declaraties (release in week 15)
Wanneer u vaak dezelfde declaraties invoert, is het gemakkelijk als u deze declaratie kunt dupliceren. Het dupliceren van declaraties is mogelijk voor zowel reiskosten– als onkostendeclaraties. Bij duplicatie worden de reeds ingevulde gegevens meegenomen in de nieuwe declaratie, zodat de nieuwe declaratie snel en makkelijk ingediend kan worden.
Dupliceren kan door onder in het scherm, bij ‘Submit Expense’ te kiezen voor ‘Submit & duplicate’.
2020
Easy Expense release notes
5-11-2020
Whats’s new:
- Als een declarant zijn creditcard expenses allemaal matchen met de transacties van de creditcard maatschappij, dan wordt de verantwoording automatisch gesubmit. Zodra de periode in finance is vrijgegeven.
- Creditcard periodes zonder transacties worden niet meer getoond in finance en ook niet meer aan de declarant.
- Het is mogelijk om in te stellen dat declaranten reis- en kosten declaraties verplicht in een bundel moeten opvoeren.
- Het is mogelijk om in te stellen dat declaranten de berekende afstand van een kilometer declaratie mogen aanpassen.
- Diverse kleine bugfixes, layout verbeteringen.
11-9-2020
Whats’s new:
- De weergave van lange bedrijfsnamen is verbeterd in de admin.
- Extra validaties op de geldigheid van nieuwe stam data.
- Zoeken naar beschikbare valuta’s werkt nu gelijk als in de andere schermen.
- Activatie mail voor gebruikers kan opnieuw worden verstuurd door de functioneel beheerder, als de eerste niet is aangekomen of reeds verlopen is.
- Bugfix de rechten voor voor het vrijgeven van een creditcard periode door de declarant waren strenger geregeld, helaas net iets te streng.
27-7-2020
Whats’s new:
- Nieuwe centrale start pagina voor alle applicaties, deze toont alle applicaties waar u als gebruiker toegang toe heeft plus uw notificaties. Hierdoor kunt u nu snel wisselen tussen de diverse applicaties. In elke applicatie is links onder een knop toegevoegd om hier naar toe te navigeren.
- De functioneel beheerder kan nu een administratie code aanpassen als deze gewijzigd is. Dit heeft mogelijk invloed op uw import en export berichten, overleg aub met de uw consultant voordat u hier aanpassingen doet.
- Kleine verbeteringen aan de layout voor Frans- en Duitstalige gebruikers.
- Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie vanuit een nieuwe declaratie werden niet alle velden leeg gemaakt.
25-6-2020
What’s new:
- Administratie code bestaande administratie kan gewijzigd worden ook van de default administratie. (DEVOPS-36)
- Aanmaken van ontbrekende declaraties bij creditcard transacties geeft nu betere status feedback.
- Kleine verbeteringen aan de Franse vertalingen doorgevoerd.
- Bij het afbreken van het invoeren van een declaratie bleven er oude waardes zichtbaar in de nieuwe declaratie.
- Export van declaraties met een meerdere regels (b.v. BTW split) een layout aangepassing ter verbetering van de leesbaarheid.
- Diverse kleine bugfixes.
2-6-2020
What’s new:
- Afbeeldingen werden van nieuwe expenses niet correct opgeslagen. Dit betreft declarties die 2-6-2020 zijn ingediend.
- Tevens was er een kleine UI verbetering beschikbaar dat fixed allowance expenses van 0 euro nu ook in de overzichten het getal 0 tonen ipv een leeg totaal veld.
28-5-2020
What’s new:
- Daily fixed allowance indienen conform de de Duitse wetgeving (Per Diem allowance).
- Uitgebreidere zoek en sortereen mogelijkheden voor de finance applicatie.
- Diverse kleine UI verbeteringen en bugfixes.
12-5-2020
What’s new:
- Tonen van de reden van afwijzen in de desktop en mobile app.
- PDF layout verbeteringen voor de export.
4-5-2020
What’s new:
- Reiskosten declaraties vermelden als er een ongeldige BTW code is geconfigureerd.
- Bugfix lege declaratie overizichten.
29-4-2020
What’s new:
- Het is nu mogelijk om een declarant te verplichten een bijlage mee te laten sturen.
- Declaratie overzicht in de desktop is nu gescheiden per administratie.
- Desktop reiskosten declaratie is uitgebreid met “Add another” optie.
23-4-2020
What’s new:
- Diverse verbeteringen aan de gemaakte afbeeldingen voor declaraties.
- In de app wordt nu de reden van afwijzen getoond aan de gebruiker bij een declaratie.
- Diverse verbeteringen aan de overzichten voor creditcard declaraties.
30-3-2020
What’s new:
- In de desktop reisdeclaraties tot 10 bestemmingen kunnen opgeven.
- In de aangemaakte afbeelding van een declaratie wordt nu ook de BTW getoond.
- Kleine gebruikersinterface verbeteringen.
3-3-2020
What’s new:
- Verbetering afhandeling OCR resultaten van bonnen in de mobiele app.
- Het is niet meer mogelijk om tweemaal de camera te starten voor het indienen van een declaratie.
- Voor mobile gebruikers is het aantal keren dat opnieuw ingelogd moest worden verminderd.
- Creditcard transacties kunnen nu in flexibele periodes worden vrijgegeven als de facturatie periode van bijvoorbeeld op de 15de van de maand start.
10-2-2020
What’s new:
- Indienen van reiskosten declaraties via de desktop
- Kunnen wijzigen van de boekingsdimensies bij een reiskosten declaratie via de desktop.
- Inzage voor de functioneel beheerder van de diverse soorten Expense transacties en gebruikers aantallen. Dit is een nieuw menu waarvoor rechten nodig zijn.
2-1-2020
What’s new:
- Mail notificaties voor declaraties.
- Notificaties zijn nu klikbaar in de desktop naar de juiste declaratie of creditcard periode.
- Sortering en formatering in Firefox is nu gelijk aan andere browsers.
2019
Easy Expense release notes
19-12-2019
What’s new:
- Extra status notificaties voor declaraties.
- Kunnen inlezen van creditcard transacties waar nog een leverancier van bekend is.
- Extra sorteer mogelijkheden toegevoegd in finance desktop creditcard transactie overzicht.
13-12-2019
What’s new:
- Binnen een bundle met veel declaraties konden deze niet allemaal worden bekeken, er is een scrollbar toegevoegd om de overige declaraties zichtbaar te maken.
- Vanuit Finance kan een accounts payable medewerker nu ook de declaratie inzien die hoort bij een creditcard transactie.
- In de admin self service is sorteren en zoeken toegevoegd in alle relevante schermen (o.a. gebruikersbeheer).
- Notificaties worden nu getoond aan de declarant, dit gaat nog verder uitgebreid worden.
26-11-2019
What’s new:
- Voor het ondersteuning van meerdere creditkaarten per gebruiker worden er in de gebruikersinterface op alle relevante locaties nu het kaart nummer en de kaart uitgever getoond. Mits deze bekend zijn, hiermee is het ook verplicht geworden om een kaart uitgever te selecteren bij het bewerken van een kaart of een nieuwe invoeren.
- Indien een declarant een wisselkoers aanpast op een declaratie dan is zowel de originele koers als de aangepast koers beschikbaar voor importeren in uw declaratie verwerkingssysteem.
- Creditkaart transacties kunnen nu ook gemarkeerd worden als Refund, Fraud, Intrest, Card costs. Deze worden apart getoond op de PDF met verantwoorde transacties. Tevens zijn deze als aparte gegevens beschikbaar voor import in uw declaratie verwerkingssyteem.
- Stamdata kan nu ook worden beheerd door een beheerder via de gebruikersinterface.
02-10-2019
What’s new:
- Autocomplete functionaliteit toegevoegd in selectie velden. Door een gedeelte van de waarde die je wilt selecteren in te typen, wordt de gezochte waarde geselecteerd.
- Velden zoals btw code en kostenplaats kunnen nu in de Admin module beheerd worden.
30-09-2019
What’s new:
- Diverse verbeteringen aan de PDF in Easy Invoice.
20-09-2019
What’s new:
- Afgekeurde declaraties kunnen verwijderd worden.
- In de Admin module kan stamdata nu ook aangepast worden.
Bug fixes:
- Bij het openen van een declaratie wordt de door de gebruiker ingevulde BTW getoond in plaats van dat de BTW opnieuw berekend wordt op basis van het percentage.
28-08-2019
De afgelopen maand is er gewerkt aan functionaliteiten om credit card declaraties in te kunnen dienen. Deze functionaliteiten komen binnenkort beschikbaar. Daarnaast zijn er ook andere functionaliteiten opgeleverd:
What’s new:
- De applicatie is nu ook in de Nederlandse taal beschikbaar. De beheerder kan voor elke gebruiker de Nederlandse of Engelse taal instellen.
- In de Admin module kan de ingerichte stamdata bekeken worden. Binnenkort zal ook het aanpassen van de stamdata beschikbaar komen.
Bug fixes:
- De PDF van de declaratie kon af en toe niet gemaakt worden voor Easy Invoice.
24-07-2019
Bug fixes:
- De knop add expense for bundle wordt nu niet meer getoond in situaties waarbij er geen bundle geselecteerd is.
What’s new:
- In de app is het nu mogelijk de foto van je bonnetje bij te snijden. Dit kan door de gemaakte afbeelding aan te klikken.
04-07-2019
Bug fixes:
- Tijdzone issues zijn opgelost. Het kan niet meer voorkomen dat een declaratiedatum een dag gaat afwijken.
- Bij het openen van een declaratie uit een bundel wordt nu de door de gebruiker ingevoerde valutakoers weergegeven in plaats van de opgehaalde koers van de ECB.
- Bij het openen van twee kilometerdeclaraties na elkaar, wordt nu bij de tweede kilometerdeclaratie niet meer het kaartje getoond van de eerste kilometerdeclaratie.
24-06-2019
What’s new:
- Kilometerdeclaraties kunnen nu ook bekeken worden in de webapplicatie.
Zodra een declaratie is afgewezen in Easy Invoice, zal er een push notificatie verschijnen op je mobiel.
21-06-2019
Bug fixes:
- Bij het gebruik van de save and add new functionaliteit bij het toevoegen van gebruikers werden de gegevens opgeslagen van de vorige gebruiker die toegevoegd was.
What’s new:
- De geconfigureerde naam voor het categorie veld, komt nu ook terug op het declaratie overzicht.
18-06-2019
Bug fixes:
- Foto’s van bonnetjes worden nu niet meer afgesneden op de factuurafbeelding in Easy Invoice.
What’s new:
- De factuurafbeelding van een declaratie of een gebundelde declaratie is sterk verbeterd.
- Het voorblad bevat nu een splitsing tussen standaard declaraties en kilometer declaraties.
- De route informatie van kilometer declaraties wordt op een aparte pagina getoond.
- Elke pagina met daarop het bonnetje van een declaratie bevat het bedrag en omschrijving van de declaratie.
03-06-2019
Bug fixes:
- In de app werkte het opslaan van een declaratie in een bundel niet. Dit werkt nu wel.
In de app op Android toestellen klapt het toetsenbord nu weer in bij het selecteren van een waarde in een selectieveld.
What’s new:
- In de app worden op het declaratie overzicht nu ook de declaratie bedragen weergegeven in de valuta van de administratie.
23-05-2019
Bug fixes:
- Gebruikers waarvan het emailadres is gewijzigd kunnen weer mail ontvangen.
- Inactieve gebruikers kunnen niet meer inloggen in de applicatie.
- Het is weer mogelijk declaraties met een bonnetje toe te voegen in IE11.
What’s new:
- Sortering van expenses gebeurt nu op basis van datum en tijd in plaats van alleen de datum.
08-05-2019
Bug fixes:
- De app blijft niet meer hangen zodra je een bundel aan wilt maken zonder omschrijving.
What’s new:
- Kilometervergoedingen kunnen nu ook gebundeld worden in de app.
- Het scherm waarin je een nieuwe bundel aanmaakt is voorzien van opmaak.
03-05-2019
Bug fixes:
- Een afgekeurde declaratie bundel kan nu opnieuw ingediend worden.
- De naam van de declaratie bundel kan maximaal 50 tekens bevatten.
- Een afgekeurde declaratie kan nu weer gesplitst worden in meerdere expense items.
- Checkboxes zijn uit het bundel overzicht gehaald want deze hebben daar nog geen toegevoegde waarde.
01-05-2019
Bug fixes
- Informatie icoon bij het splitsen van een expense is verwijderd. Dit werd te klein weergegeven en is overbodig.
- Bonnetjes worden niet meer verdeeld over meerdere pagina’s in de PDF in Easy Invoice.
- In het gebruikersoverzicht werd eerst alleen de datum van vandaag getoond als registratiedatum, nu wordt daar de datum van aanmaken van de gebruiker getoond.
- In het rollen overzicht werd er een verkeerde datum notatie weergegeven, hier wordt nu weer de standaard van je browser qua datum notatie weergegeven.
- In IE11 werden bedragen achter de komma niet ingediend, nu kan dat wel.
- Bij een lange declaratie omschrijving werd dit over het status veld heen weergegeven, dit wordt nu afgekapt.
- Het indienen van een declaratie met een bijlage kan nu ook in IE11 gedaan worden.
- Bij bedragen worden er nu altijd twee decimalen achter de komma weergegeven.
What’s new
- Je kunt nu een bijlage in het gehele scherm slepen waarin je een nieuwe declaratie aanmaakt in plaats dat je op de knop “Add receipt” moet klikken.
- Het is nu mogelijk om bij het aanmaken van een declaratie een bundel te maken en vervolgens de bundel in te dienen. De bundel is te openen vanuit het declaratie overzicht en zolang de bundel nog niet is ingediend, kunnen er declaraties aan toegevoegd worden. Ook kunnen er zolang de bundel nog niet is ingediend, declaraties verwijderd worden uit de bundel.