Easy Invoice Release Notes - Klanten Easy Systems

Opname Koffiebreak Sessie: Nieuwste features van Easy Invoice (aug. 2020)

Tijdens onze Koffiebreak Sessies laten wij de nieuwste functionaliteiten zien en lichten we deze toe.

Heeft u de sessie van 27 augustus gemist, maar wilt u graag weten wat er gepresenteerd is? Klik dan op de titel om de opname van de sessie te bekijken.

3.6

What’s New – Easy Invoice 3.6

For English, see below

What’s New?

PEPPOL compatible
Delen van factuurlabels
Verplaatsen van werklijst kolommen
Opfrissing van de look
Nieuwe sneltoetsen
Aantal openstaande facturen/contracten beter in beeld
Single Sign-on via Office 365
Gebruikersimport via Office 365
Interface Exact Globe uitgebreid
Easy Invoice Mobile App hernoemd en uitgebreid

PEPPOL Compatibel

Easy Systems heeft een eigen Access Point tot het PEPPOL netwerk ontwikkeld. Dit Access Point maakt factuurtransacties, oftewel het verzenden en ontvangen van facturen, via het PEPPOL netwerk mogelijk. Met Easy Invoice 3.6 kunt u alle inkomende transacties direct verwerken. Hierdoor wordt een hoge mate van efficiëntie bereikt. Er wordt veel tijd bespaart doordat scan en herken software niet meer nodig is voor deze stroom van facturen.

Delen van de Factuurlabels

Op elke factuur in de werklijst kan een zelfgemaakt label geplakt worden. Hierdoor is het gemakkelijk facturen te filteren, sorteren of te kenmerken in de werklijst. In voorgaande versies van Easy Invoice zijn de labels persoonlijk. In versie 3.6 worden de labels gedeeld met andere gebruikers. Handig in situaties waarin meerdere medewerkers op de financiële afdeling de facturen verwerken.

Verplaatsen van de Werklijst Kolommen

In versie 3.6 kan elke gebruiker de volgorde van de kolommen in de werklijst aanpassen. Handig, want voor de ene gebruiker is een bepaalde kolom veel belangrijker dan voor de andere gebruiker. Deze kolom kan nu naar voren worden verplaatst. Voorheen stond de volgorde voor alle gebruikers vast.

Opfrissing van de Look

De kleuren in de werklijst en het menu zijn opgefrist. Hierdoor heeft Easy Invoice 3.6 een wat modernere en frisse uitstraling.

Nieuwe Sneltoetsen

Er zijn diverse sneltoetsen toegevoegd in versie 3.6:

Om naar de vorige of volgende factuur te navigeren – CTRL + SHIFT + pijltjes toetsen
Om een factuur te circuleren – CTRL + ALT + V
Om het opmerkingen scherm direct te openen – CTRL + ALT + X

Openstaande Facturen / Contracten

Het aantal te controleren/goed te keuren facturen en contracten wordt nu getoond middels een teller in de knop ‘Mijn facturen’/’Mijn contracten’. Voor gebruikers van de financiële administratie of contractbeheer is het nu in één oogopslag duidelijk dat men actie moet ondernemen op bepaalde facturen/contracten.

Single Sign-on & Gebruikersimport via Office 365

Met de nieuwe module van Easy Invoice: SSO & User Provisioning is het mogelijk om via een externe identiteitsprovider (Azure AD) gebruikers te importeren en de aanmelding naar Easy Invoice te laten verlopen.

In het kort houdt het in dat wanneer de gebruiker is ingelogd via Office 365, hij of zij direct wordt ingelogd in Easy Invoice of dat hij of zij alsnog met zijn/haar O365 credentials kan inloggen.

Voor beheerders van Easy Invoice is het grote voordeel dat zij via gebruikersgroepen in het AD de toegangsrechten voor applicaties kunnen uitdelen en intrekken.

Voordelen:

Met één wachtwoord in meerdere applicaties inloggen zorgt voor tijdsbesparing en het niet hoeven te onthouden van meerdere wachtwoorden
Betere beveiliging van het IT-domein
Geen handmatige aanmaak van gebruikers
IT-beheerders kunnen geautomatiseerd autorisaties uitdelen en intrekken.

Interface Exact Globe uitgebreid

Met de interface van Easy Invoice naar Exact Globe is het nu mogelijk om de betaalblokkade te updaten en te verwijderen.

Easy Invoice Mobile App hernoemd en uitgebreid

De Easy Invoice Mobile app heeft een nieuwe naam en ondersteuning voor de Duitse en Franse taal.

What’s New – Easy Invoice 3.6

What’s New?

PEPPOL compatible
Share invoice labels
Move joblist columns
Refreshment look and feel
New shortcuts
Number of outstanding invoices/contracts shown
Single Sign-on & User import via Office 365
Interface Exact Globe extended
Easy Invoice Mobile App renamed and expanded

PEPPOL Compatible

A self-made label can be attached to each invoice in the work list. This makes it easy to filter, sort or mark invoices in the work list. In previous versions of Easy Invoice, the labels are personal. In version 3.6 the labels are shared with other users. This is useful in situations where several employees in the financial department process the invoices.

Share invoice labels

Move columns in joblist

In version 3.6 each user can change the order of the columns in the work list. This is useful, because for one user a certain column is much more important than for another user. This column can now be moved forward. Previously, the order was fixed for all users.

Refreshment look & feel

The colours in the work list and the menu have been refreshed. This gives Easy Invoice 3.6 a more modern and fresh look.

New keyboard shortcuts

Several keyboard shortcuts have been added in version 3.6:

To navigate to the previous or next invoice – CTRL + SHIFT + arrow keys
To circulate an invoice – CTRL + ALT + V
To open the comments screen directly – CTRL + ALT + X

Outstanding Invoices / Contracts

The number of invoices and contracts to be checked/approved is now shown by means of a counter in the button ‘My invoices’/’My contracts’. For users of the financial administration or contract management it is now clear at a glance that action must be taken on certain invoices / contracts.

Single Sign-on & User import via Office 365

With the new module of Easy Invoice: SSO & User Provisioning it is possible to import users via an external identity provider (Azure AD) and login into Easy Invoice.

In short, it means that when the user is logged in via Office 365, he or she is logged in directly to Easy Invoice.

For administrators of Easy Invoice, the great advantage is that they can distribute and revoke access rights for applications via user groups in the active directory.

Advantages:

Logging into multiple applications with a single password saves time and eliminates the need to remember multiple passwords.
Better security of the IT domain
No manual creation of users
IT administrators can automatically distribute and revoke authorisations.

Interface Exact Globe extended

With the interface from Easy Invoice to Exact Globe it is now possible to update and remove the payment block.

Easy Invoice Mobile App renamed and expanded

The Easy Invoice Mobile app has a new name and support for the German and French languages.

3.5

What’s New – Easy Invoice 3.5

For English, see below

What’s New?

Nieuw en verbeterd boekingsgrid
Waarschuwingen
Boekingsregel dupliceren
Actie menu in het boekingsgrid
Nieuwe sneltoetsen
Performance verbetering
Gekleurde veldwaarden
Focus op specifiek veld
Contract indexatie

Nieuwe boekingsregel

In voorgaande versies toonde Easy Invoice altijd een lege boekingsregel om in te vullen. Dit bleek verwarrend te werken. In Easy Invoice 3.5 is deze lege regel niet standaard zichtbaar, maar dient er altijd een actie gedaan te worden om een nieuwe regel toe te voegen. Toevoegen kan op meerdere manieren:

1. Door op de knop ‘Regel toevoegen’ te klikken.

2. Door met de tabfunctie te navigeren naar de regels vanuit de factuurkop.

3. Door in het laatste te wijzigen veld van een regel door te navigeren met tab.

Uitgebreid boekingsgrid

Om uw overzicht te verbeteren hebben we in Easy Invoice 3.5 de mogelijkheid om te wisselen tussen een boekings-grid met meestgebruikte kolommen en een boekingsgrid met minder- of minstgebruikte kolommen toegevoegd. Onze consultants kunnen voor u instellen welke kolom-men in het uitgebreide of minder uitgebreide boekingsgrid getoond moeten worden.

Waarschuwingen

Heeft u wijzigingen aangebracht in de factuurkop, maar deze nog niet opgeslagen? Dan wordt er bij het verlaten van het scherm (of bij het navigeren naar de factuurregels) een waarschuwing getoond dat de gegevens nog niet zijn opgeslagen.

Boekingsregel dupliceren

Het is nu mogelijk om boekingsregels te dupliceren, zodat vrijwel identieke boekingsregels niet geheel opnieuw hoeven te worden aangemaakt.

Actie menu in het boekingsgrid

Er is een ‘actie menu’ geïntroduceerd in het boekingsgrid om zo snel enkele acties te kunnen uitvoeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toepassen van regelsjablonen en het corrigeren van BTW verschillen.

Nieuwe sneltoetsen

Er zijn twee nieuwe sneltoetsen geïntroduceerd:- F2 voor het openen van een zoek dialoog. – Shift-Enter voor het opslaan van een boekingsregel

Performance verbetering

De snelheid waarmee bij het invullen van een keuze veld de resultaten getoond worden (de auto complete), is sterk verbeterd.

Gekleurde veldwaarden

Velden kunnen op basis van vooraf gedefinieerde regels rood of groen gekleurd worden. Denk bijvoorbeeld aan een prijsverschil op inkooporderregel niveau. Door deze regel bij afwijking een kleur mee te geven, wordt de aandacht hiernaartoe getrokken en worden fouten voorkomen. Onze consultants kunnen deze kleuren voor u instellen.

Focus op specifiek veld

Het is nu mogelijk om bij het openen van de factuur de focus direct op een vooraf bepaald veld te richten. Als u vaak hetzelfde veld wijzigd of invuld, kunt u nu direct beginnen met invullen zonder eerst naar het veld te hoe-ven navigeren.

Contract indexatie

Het is nu mogelijk een indexatie toe te passen op een termijn gebaseerd contract. Het verwachte factuurbedrag en de absolute bedragen op de boekingsregels zullen worden geïndexeerd met het opgegeven indexatiepercen-tage vanaf een bepaalde datum

What’s New – Easy Invoice 3.5

What’s New?

New and improved invoice line grid
Warnings
Duplicate invoice lines
Actions menu in invoice line grid
New keyboard shortcuts
Improved performance
Colored fields
Field focus
Contract indexation

New invoice line

Previous versions of Easy Invoice always showed an empty invoice line. Users experienced this as a confusing feature.This empty invoice line is no longer visible in Easy Invoice 3.5. A user has to, actively, add a new invoice line.Adding a new invoice line can be done by:1. clicking on the ‘Add new invoice line’ button;2. navigating from the invoice header to the invoice lines using the tab key;3. navigating (using the tab key) from the last column on an invoice line.

Extended invoice line grid

To improve the overview of the invoice lines, we added the possibility to switch between an invoice line grid which only shows the most used columns and an invoice line grid which shows all the columns.Our consultants can configure which columns you want to show in which line grid.

Warnings

Did you changed the invoice header but forgot to save it? You will be shown a warning to save the invoice header when leaving the screen or when navigating to the invoice lines.

Duplicate invoice lines

It’s now possible to duplicate invoice lines. With this featu-re almost identical booking rules don’t need to be recrea-ted completely.‘

Actions menu in invoice line grid

We introduced an ‘actions menu’ in the invoice line grid to perform some quick actions. For example correcting VAT differences and applying invoice line templates.

Keyboard shortcuts

We introduced two keyboard shortcuts:

– F2 for opening a search dialog.

– SHIFT-ENTER for saving an invoice line.

Improved performance

The speed at which the results are displayed when entering a value in a field (the auto complete), has been strongly improved.

Colored fields

Invoice line fields can be coloured red or green based on predefined rules. For example, in case of a price diffe-rence the amount field on a purchase order invoice line can be coloured red. This field will draw the approvers attention and mistakes will be avoided. Our consultants can configure this colour behaviour.

Field focus

When opening an invoice or invoice line, it’s now possible to place the cursor in a predefined field (auto focus). If you frequently change or fill in the same field, you can now start filling out this specific field without having to navigate to the field first.

Contract indexation

It is now possible to perform an indexation on a term based contract. The expected invoice amount and the absolute amounts on the template lines will be indexed by the indexation percentage from a specific date.

Agenda

Bekijk onze agenda voor alle klant events.

What’s New – Easy Invoice 3.6

What’s New – Easy Invoice 3.6

Agenda

De oplossingen van Easy Systems