Tips & Tricks voor de financieel administrateur
Hieronder vindt u alle handige Tips & Tricks van onze Easy Academy nieuwsbrief op een rij voor de financieel administrateur.
Wilt u per e-mail op de hoogte gehouden worden van onze Tips & Tricks? Schrijf u dan in voor de Easy Acadamy.
1
REGELSJABLONEN
Efficiënter werken met ‘Regelsjablonen’
Met regelsjablonen is het mogelijk om veel gebruikte boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Als een factuur van een leverancier altijd op dezelfde manier gecodeerd wordt, kan hier eenvoudig een sjabloon voor gemaakt worden.
2
LABELS GEBRUIKEN
Het gebruik van labels binnen Easy Invoice
Labels zijn een handige manier om snel overzicht te krijgen in de werklijst. In één oogopslag heeft u een overzicht waarom een bepaalde factuur nog in ‘Nieuwe facturen’ staat. Of dat u nog op een bijlage van de leverancier wacht.
3
OCR RAPPORTAGES
De factuurherkenning verbeteren
De OCR rapportages in Easy Invoice worden gebruikt om te bepalen voor welke crediteuren de herkenning laag is. Wanneer dit het geval is dan kunt u een template aanmaken om de herkenning van deze crediteur te verbeteren.
4
CIRCULEREN DEEL 1
Alle functionaliteiten rondom circuleren
Het is vast wel bekend dat een factuur gecirculeerd kan worden naar de bijbehorende budgethouder. Maar alle mogelijkheden die geboden worden vanuit het ‘Circuleren’ scherm zijn u misschien nog niet bekend.
5
CIRCULEREN DEEL 2
Alle functionaliteiten rondom circuleren
In circuleren deel 1 leert u vooral de basis rondom circuleren. In deel 2 gaan we wat dieper in op het verhogen van de efficiëntie van circuleren. Zoals het aanmaken van eenmalige of standaard sjablonen, de Easy Flow en meer.
6
ADDITIONELE KOSTEN
Additionele kosten op een inkooporderfactuur
Bij het matchen van facturen komt het vaak voor dat extra kosten op een factuur niet bekend zijn in de inkooporder. Het gaat daarbij veelal om vrachtkosten. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen.
7
KOLOMMEN DEEL I
Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt uitschakelen?
Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt in- en uitschakelen zodat alleen voor u relevante informatie in zichtbaar is? Eenvoudig in te stellen in 3 stappen. Op deze manier behoud u het overzicht door enkel belangrijke informatie weer te geven en kunt u op een efficiëntere wijze te werk gaan.
8
KOLOMMEN DEEL II
Positie van kolommen in de werklijst aanpassen
Wist u dat u de positie van kolommen in de werklijst kunt aanpassen? Dit kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld de vervaldatum gebruikt om te bepalen welke facturen u het eerst gaat oppakken. Dan kunt u deze specifieke kolom naar voren halen. Zo ziet u alleen wat er echt belangrijk is.
9
AANGESLOTEN OP PEPPOL
Hoe werkt het nu verder?
Wanneer u bent aangesloten op het PEPPOL netwerk, bent u automatisch toegevoegd aan het ‘telefoonboek’ van het netwerk en daarmee vindbaar voor alle andere organisaties op PEPPOL. Maar hoe werkt het nu verder? Hoe weten uw leveranciers dat u aangesloten bent? En hoe kunt u nog meer uit uw aansluiting halen?
10
TERMIJN BETALINGSSCHEMA
Wist u dat u een termijn betalingsschema kunt instellen?
Ontvangt u regelmatig maandelijkse of kwartaalfacturen die min of meer altijd hetzelfde zijn, zoals maandelijkse energienota’s of bepaalde abonnementen? En moeten deze facturen nog iedere keer worden toegekend aan één of meerdere goedkeurders? Met de volgende instellingen kunt u bepalen wat de voorwaarden zijn voor de herkenning van terugkerende facturen.
11
BOEKINGREGELS IN KAART BRENGEN
Wist u dat u tijdens het coderen van facturen in Easy Invoice uw boekingsregels in een groot scherm kunt oproepen?
Wist u dat u tijdens het coderen van facturen in Easy Invoice uw boekingsregels in een groot scherm kunt oproepen? Dit geeft u meer overzicht en zo heeft u de boekingsregels duidelijker in beeld wanneer u hiermee werkt. Door de mogelijkheid om tijdens het coderen op twee schermen te werken, kunt u dit nog sneller en efficiënter afronden.
12
FACTUREN AAN ELKAAR KOPPELEN
Wist u dat u facturen aan elkaar kunt koppelen?
13
PRINT OPTIES IN EASY INVOICE
Wist u dat u uw print opties in kan stellen?
Easy Invoice Training voor de Financiële Administratie
Bent u werkzaam op de financiële administratie en maakt u dagelijks gebruik van Easy Invoice? Dan is deze training speciaal voor u!
Onze Servicecenter collega’s krijgen regelmatig klanten aan de lijn met soortgelijke vragen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan:
- Hoe moet ik ook alweer een gebruiker toevoegen of verwijderen uit de circulatie?
- Kun je me nog eens uitleggen hoe ik een factuur in circulatie breng?
- Hoe stel ik een goedkeuringslimiet in?
- Hoe kan ik de status van een factuur aanpassen of een factuurcorrectie doorvoeren?
-
Hoe kan ik facturen sneller verwerken door sneltoetsen en regelsjablonen?
OCR templates maken en beheren in ImageCapture
Maakt u gebruik van ImageCapture voor het scannen en herkennen van facturen en merkt u dat de herkenning van bijvoorbeeld leveranciers niet 100% correct is? Bent u in de praktijk toch nog veel tijd kwijt met het manueel aanpassen van foutief herkende zaken?
Het kunnen verbeteren en optimaliseren van de basisherkenning in ImageCapture is een veelgehoorde wens en het blijkt dat er vaak niet voldoende kennis (meer) in huis is om templates aan te maken in ImageCapture.
Daarom hebben we een praktische training ontwikkeld: OCR templates maken en beheren in ImageCapture. Hiermee leert u hoe u zelf templates kunt maken om zo het proces nog efficiënter te laten verlopen.
