Purchase to pay
Automatiseer jouw complete proces
Heb je al één van de oplossingen en wil je verder met (andere onderdelen van) het purchase to pay proces? Onze oplossingen sluiten perfect op elkaar aan.
Neem voor meer informatie over alle mogelijkheden contact op met jouw accountmanager.
Waarom purchase to pay automatiseren?
Bij veel organisaties verloopt het complete purchase to pay (P2P) proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als het proces steeds minder overzichtelijk wordt en er weinig controle is. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties.
Wanneer er meerdere mensen (en/of meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en goedkeuringsproces.
Als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen.
Wanneer er onduidelijkheid is over welke contracten er lopen, waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen.
Als een organisatie grotere aantallen facturen per jaar verwerkt (vanaf ongeveer 5.000 inkomende facturen.
Wanneer er nog sprake is van handmatige matching tussen inkooporders en facturen.
Purchase to pay software
Wij bieden een softwareoplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.
Onze P2P oplossing
In de afbeelding hiernaast zie je een illustratie van de verschillende modules die wij bieden binnen het P2P proces en hoe deze, in samenspel met uw ERP / financieel systeem, het complete purchase to pay proces afdekken.
Automatiseren van de inkomende factuurverwerking
Verhoog uw efficiëntie én bespaar kosten met het automatiseren van jouw factuurverwerking. Creëer meer overzicht en controle en verklein de mogelijkheid tot het maken van fouten.
Uitgaven vooraf autoriseren
Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen bij het opleveren van de maandcijfers. Met onze software kan een medewerker eenvoudig en snel inkoopaanvragen indienen. Goedkeuring wordt door de juiste persoon verleend vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur.
Meer controle en inzicht in al uw lopende contracten
Onze contractmanagement software helpt om alle contracten, gedurende de looptijd, eenvoudig en effectief te beheren en bewaken. Je bespaart kosten én reduceert risico’s.
Snel en gemakkelijke declaraties indienen én verwerken
Met onze software kan een medewerker via een webbrowser of telefoon eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. De declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt.
Het purchase to pay 5-fasen model
Bij het automatiseren van purchase to pay (P2P) processen kunnen een 5-tal fasen worden onderscheiden. Deze fasen vind je terug in ons 5-fasen model. Hierin wordt duidelijk weergegeven welke verschillende fasen een organisatie kan doorlopen op weg naar een efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.
Het is onze overtuiging dat de verschillende onderdelen van deze fases niet per se in chronologische volgorde doorlopen hoeven te worden. Dit verschilt per organisatie. Ook de behoefte aan automatisering verschilt per organisatie. De vijfde fase, het complete touchless proces, is hierbij het hoogst haalbare. Dit is echter niet voor iedere organisatie passend of gewenst.
Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen jouw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Natuurlijk kunnen wij je hierbij van dienst zijn. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij je graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.
-
Fase 1: Het papieren proces
Het complete purchase to pay proces, van inkoop tot de betaling van de facturen, inclusief het gehele controle- en goedkeuringsproces, wordt nog handmatig gedaan. Dit kost vaak veel tijd en is erg foutengevoelig. Dit kan natuurlijk sneller en efficiënter. Een volledig geautomatiseerd touchless proces is voor de meeste organisaties nog ver weg. Toch kan het al op veel punten beter door een relatief geringe inspanning.
-
Fase 2: Digitale factuurverwerking
De eerste stap in de automatisering van het P2P proces is vaak het digitaliseren van de factuurverwerking. Men begint vaak met dit proces, omdat dit meestal een goed gedocumenteerd proces is (bijvoorbeeld vastgelegd in een procuratieschema), maar ook omdat het relatief eenvoudig te vertalen is naar een factuurverwerkingsprogramma. Afhankelijk van jouw interne proces kun je hier ordermatching aan toevoegen.
-
Fase 3: Digitaal purchase to pay proces
Als de basis is ingericht en er ervaring is opgedaan met de geautomatiseerde factuurafhandeling, kan er een volgende stap naar een papierloos / touchless proces worden ingericht. In dit gedeelte van P2P automatisering wordt dieper ingegaan op drie onderdelen die bijdragen aan verdergaande automatisering van de workflow: contractmatching, robotic invoicing en het automatiseren van uw inkomende en uitgaande facturatie met e-facturatie (via Peppol).
-
Fase 4: Geautomatiseerd P2P proces
De vierde fase die je als organisatie kunt bereiken is het geautomatiseerde P2P proces. Dit betekent dat je in het gehele proces geen papieren documenten meer zult aantreffen. In deze fase zijn drie onderdelen te definiëren: Het automatiseren van de inkoop, het geautomatiseerd en digitaal verwerken van declaraties en de mogelijkheid om uw facturatie uit te besteden.
-
Fase 5: Continue bijsturing
De continue bijsturing is de hoogst haalbare fase in het automatiseren van het P2P proces. Hierbij wordt aan alle voorwaarden voldaan om het proces met minimale menselijke interventie te laten verlopen. Hierbij kan de focus volledig op het bijsturen van het proces worden gelegd, dan wel het managen van de uitzonderingen. Door middel van rapportages wordt het proces continu gemonitord en verbeterd.
Heb je vragen?
Neem voor vragen over het (verder) automatiseren van je purchase to pay proces contact op met jouw accountmanager!