Purchase to pay
Automatiseer jouw complete proces

Heb je al één van de oplossingen en wil je verder met (andere onderdelen van) het purchase to pay proces? Onze oplossingen sluiten perfect op elkaar aan.

Neem voor meer informatie over alle mogelijkheden contact op met jouw accountmanager.

Waarom purchase to pay automatiseren?

Bij veel organisaties verloopt het complete purchase to pay (P2P) proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als het proces steeds minder overzichtelijk wordt en er weinig controle is. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties. 

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-netwerk

Wanneer er meerdere mensen (en/of meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en goedkeuringsproces.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-group-1

Als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-onduidelijkheidcontract

Wanneer er onduidelijkheid is over welke contracten er lopen, waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-hoeveelheidfacturen

Als een organisatie grotere aantallen facturen per jaar verwerkt (vanaf ongeveer 5.000 inkomende facturen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-handmatige

Wanneer er nog sprake is van handmatige matching tussen inkooporders en facturen.

 

Purchase to pay software

Wij bieden een softwareoplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.


Onze P2P oplossing

In de afbeelding hiernaast zie je een illustratie van de verschillende modules die wij bieden binnen het P2P proces en hoe deze, in samenspel met uw ERP / financieel systeem, het complete purchase to pay proces afdekken.

Download de Brochure

P2P_portfolio_nieuwe_huisstijl
 

Automatiseren van de inkomende factuurverwerking

Verhoog uw efficiëntie én bespaar kosten met het automatiseren van jouw factuurverwerking. Creëer meer overzicht en controle en verklein de mogelijkheid tot het maken van fouten. 

Lees meer over factuurverwerking

Inzicht in factuurstatus
 

Uitgaven vooraf autoriseren

Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen bij het opleveren van de maandcijfers. Met onze software kan een medewerker eenvoudig en snel inkoopaanvragen indienen. Goedkeuring wordt door de juiste persoon verleend vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur. 

Lees meer over inkoopmanagement

Inkoopaanvraag indienen-600
 

Meer controle en inzicht in al uw lopende contracten

Onze contractmanagement software helpt om alle contracten, gedurende de looptijd, eenvoudig en effectief te beheren en bewaken. Je bespaart kosten én reduceert risico’s.

Lees meer over contractmanagement

Notificatie melding-klein
 

Snel en gemakkelijke declaraties indienen én verwerken

Met onze software kan een medewerker via een webbrowser of telefoon eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. De declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt. 

Lees meer over declaratieverwerking

Indienen - 600 breed
 

Een veilig, snel én efficiënt  

proces met e-facturatie

Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu. Meer weten?

Lees meer

Peppol

Het purchase to pay 5-fasen model

Bij het automatiseren van purchase to pay (P2P) processen kunnen een 5-tal fasen worden onderscheiden. Deze fasen vind je terug in ons 5-fasen model. Hierin wordt duidelijk weergegeven welke verschillende fasen een organisatie kan doorlopen op weg naar een efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.

Het is onze overtuiging dat de verschillende onderdelen van deze fases niet per se in chronologische volgorde doorlopen hoeven te worden. Dit verschilt per organisatie. Ook de behoefte aan automatisering verschilt per organisatie. De vijfde fase, het complete touchless proces, is hierbij het hoogst haalbare. Dit is echter niet voor iedere organisatie passend of gewenst.

Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen jouw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Natuurlijk kunnen wij je hierbij van dienst zijn. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij je graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.

 

ES-fasenmodel---4CEE-1

Heb je vragen?

Neem voor vragen over het (verder) automatiseren van je purchase to pay proces contact op met jouw accountmanager!