Easy Academy
Tips & Tricks
We hebben in een e-mailserie diverse tips & tricks gedeeld voor specifieke gebruikers die met onze software te maken krijgen. Hier tref je voor alle rollen een breed scala aan tips.
Ga direct naar tips voor:
Efficiënter werken met ‘Regelsjablonen’
Met regelsjablonen is het mogelijk om veel gebruikte boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Als een factuur van een leverancier altijd op dezelfde manier gecodeerd wordt, kan hier eenvoudig een sjabloon voor gemaakt worden.
Het gebruik van labels binnen Easy Invoice
Labels zijn een handige manier om snel overzicht te krijgen in de werklijst. In één oogopslag heeft u een overzicht waarom een bepaalde factuur nog in ‘Nieuwe facturen’ staat. Of dat u nog op een bijlage van de leverancier wacht.
OCR Rapportages | De factuurherkenning verbeteren
De OCR rapportages in Easy Invoice worden gebruikt om te bepalen voor welke crediteuren de herkenning laag is. Wanneer dit het geval is dan kunt u een template aanmaken om de herkenning van deze crediteur te verbeteren.
Alle functionaliteiten rondom circuleren | Deel 1
Het is vast wel bekend dat een factuur gecirculeerd kan worden naar de bijbehorende budgethouder. Maar alle mogelijkheden die geboden worden vanuit het ‘Circuleren’ scherm zijn u misschien nog niet bekend.
Alle functionaliteiten rondom circuleren | Deel 2
In circuleren deel 1 leert u vooral de basis rondom circuleren. In deel 2 gaan we wat dieper in op het verhogen van de efficiëntie van circuleren. Zoals het aanmaken van eenmalige of…
Additionele kosten op een inkooporderfactuur
Bij het matchen van facturen komt het vaak voor dat extra kosten op een factuur niet bekend zijn in de inkooporder. Het gaat daarbij veelal om vrachtkosten. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen.
Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt uitschakelen? | Deel 1
Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt in- en uitschakelen zodat alleen voor u relevante informatie in zichtbaar is? Eenvoudig in te stellen in 3 stappen. Op deze manier behoud u het overzicht…
Positie van kolommen in de werklijst aanpassen | Deel 2
Wist u dat u de positie van kolommen in de werklijst kunt aanpassen? Dit kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld de vervaldatum gebruikt om te bepalen welke facturen u het eerst gaat oppakken. Dan kunt u deze specifieke kolom naar voren halen. Zo ziet u alleen wat er echt belangrijk is.
Hoe werkt het Peppol netwerk na aansluiting?
Wanneer u bent aangesloten op het Peppol netwerk, bent u automatisch toegevoegd aan het ’telefoonboek’ van het netwerk en daarmee vindbaar voor alle andere organisaties op Peppol. Maar hoe werkt het nu verder? Hoe weten uw leveranciers dat u aangesloten bent? En hoe kunt u nog meer…
Wist u dat u een termijn betalingsschema kunt instellen?
Ontvangt u regelmatig maandelijkse of kwartaalfacturen die min of meer altijd hetzelfde zijn, zoals maandelijkse energienota’s of bepaalde abonnementen? En moeten deze facturen nog iedere keer worden toegekend aan één of meerdere goedkeurders? Dit doet u met de volgende instellingen.
Wist u dat u uw boekingsregels in een groot scherm kunt oproepen?
Wist u dat u tijdens het coderen van facturen in Easy Invoice uw boekingsregels in een groot scherm kunt oproepen? Dit geeft u meer overzicht en zo heeft u alle benodigde informatie op een rijtje.
Wist u dat u facturen aan elkaar kunt koppelen?
U bent vast wel eens tijd verloren met het zoeken naar een bijbehorende credit nota of bijvoorbeeld een naheffing bij een bepaalde factuur. Easy Invoice kan u helpen door relaties tussen facturen…
Wist u dat u uw print opties in kan stellen binnen Easy Invoice?
Wanneer u vanuit Easy Invoice een factuur uitprint dan zal u in veel gevallen een hoop informatie over de factuur printen, welke u niet direct nodig heeft. Om papier en wachttijd bij de printer te beparen…
Op zoek naar algemene tips?
Benieuwd naar tips voor applicatiebeheer?
Hoe stelt u een vervanger in tijdens uw afwezigheid?
Wanneer u voor bepaalde tijd afwezig bent, omdat u bijvoorbeeld op vakantie gaat, dan is het verstandig om een vervanger in te stellen die de goedkeuring in Easy Invoice overneemt. Uw taken worden dan automatisch overgenomen.
Zo kunt u een factuur vasthouden tot akkoord
Als een factuur bijvoorbeeld nog niet meteen betaald mag worden, dan kan deze factuur vastgehouden worden totdat er een akkoord is afgegeven voor betaling. Hieronder leggen we uit hoe dat…
Doorsturen van facturen naar de juiste persoon
U ontvangt een factuur ter goedkeuring die niet voor u bestemd is. Om dit op te lossen zijn er verschillende mogelijkheden. U kunt de factuur ter controle of ter informatie naar…
Automatisch doorsturen van taken tijdens verlof
Wist u dat u in Easy Invoice heel eenvoudig uw verlof kan vastleggen om zo uw taken tijdens uwverlof automatisch te delegeren naar een collega?
Op zoek naar tips voor Financieel medewerkers?
Klik hier om naar naar de content van Financieel medewerker te gaan.
Op zoek naar algemene tips?
Hoe stel je een goedkeuringslimiet in voor gebruikers binnen Easy Invoice?
Als er meerdere gebruikers actief zijn in Easy Invoice, kan het voorkomen dat bepaalde gebruikers boven een bepaald bedrag geen facturen mogen goedkeuren. In Easy Invoice kunt u per gebruiker een limiet instellen.
Een factuur handmatig corrigeren
Binnen de beheermodule van Easy Invoice is het mogelijk om facturen handmatig van status te wijzigen. Tijdens de factuurverwerking kan het voorkomen dat een geannuleerde factuur toch valide blijkt te zijn. Binnen Easy Invoice is het mogelijk om een factuur correctie uit te voeren.
Meest gestelde vragen over ‘Gemini’
Ons Servicecenter: uw vraagbaak als u support nodig heeft. Bijvoorbeeld als een functie binnen Easy Invoice niet helemaal naar behoren werkt, of als u een bepaalde functie niet kunt vinden etc. Maar wat moet u precies doen als u support nodig heeft?
Hoe krijgt u nieuwe crediteuren uit uw ERP/financieel systeem in Easy Invoice?
Zodra u nieuwe crediteuren heeft aangemaakt in uw financiële en/of ERP systeem, wilt u deze ook direct terugzien in Easy Invoice om er direct mee aan de slag te kunnen. Door een eenvoudige handmatige handeling wordt de…
Wist u dat u zelf rechtengroepen aan kunt maken?
Wist u dat het mogelijk is om een specifieke rechtengroep aan te maken, waarmee u een select aantal gebruikers net even meer of minder rechten kan geven? U kunt ook de rechten van bestaande rechtengroepen zo aanpassen dat de gebruikers meer of minder…
Hoe verlengt u de login sessie van Easy Invoice?
Na het gesprek wilt u de factuur verder afronden en in circulatie brengen, maar Easy Invoice heeft u uitgelogd. U bent uw werk kwijt en moet weer opnieuw beginnen met coderen. Dit kan natuurlijk een frustrerende ervaring zijn. Het is mogelijk om een andere tijd in te…
Actie bij vervallen factuur | Hoe stel je een geautomatiseerde actie in?
Ondernemen uw budgethouders niet altijd actie binnen de verlooptijd van een factuur? Het is mogelijk om een automatische actie uit te voeren bij het vervallen van de factuur. In 6 stappen is een geautomatiseerde actie in te stellen. Hierdoor kunt u zorgeloos verder.
Inloggen makkelijker maken? | SSO & Gebruikersimport
Diverse accounts voor verschillende applicaties. Overal een nieuw wachtwoord voor bedenken met elk nét wat andere eisen. Inloggen is soms nog niet zo eenvoudig. Single Sign-On is dé oplossing om met één set credentials in te loggen.
Bijlagen toevoegen aan Easy Invoice makkelijker maken? | Bestandstypen beheren
.TIF, .PDF, .JPG, verschillende formaten die u vast bekend in de oren klinken. Binnen Easy Invoice zijn deze bestandstypen niet standaard toegestaan. Wist u dat deze bestandsformaten kunt toevoegen?
Het accorderen van facturen versnellen?
Met deze functionaliteit kunt u (geselecteerde) budgethouders toegang geven tot de snelle factuurverwerking. Hiermee wordt de factuur in de werklijst weergegeven en kan er vanuit hier direct akkoord of retour gegeven worden zonder het factuur eerst te openen.
Ongestoord werken? | Uitlogperiode verlengen
U gaat een kopje koffie halen en wanneer u terugkomt bij uw computer is uw Easy Invoice sessie verlopen. Standaard wordt uw sessie na 15 minuten verbroken in verband met veiligheid. Uw applicatiebeheerder kan dit voor u aanpassen.
Verder kunnen? | Facturen unlocken
Easy Invoice plaatst een lock op facturen om te voorkomen dat twee mensen tegelijk een factuur bewerken. Wanneer u een factuur snel moet aanpassen of raadplegen is het mogelijk om andere gebruikers uit deze factuur te forceren en deze “lock” over te nemen.
Herinneringen on-demand versturen?
Easy Invoice stuurt wekelijks/dagelijks een werkoverzicht naar alle budgethouders met openstaande taken. Het kan voorkomen dat u bijvoorbeeld omwille van een maandafsluiting deze herinnering op een bepaald moment nogmaals wilt versturen.
Kijken bij tips voor Financieel medewerkers?
Zien welke tips er bij Controller staan?
Sneltoetsen in Easy Invoice | Deel 1
Door sneltoetsen te gebruiken als u werkt met Easy Invoice, kunt u het aantal muisbewegingen flink verminderen. Een groot voordeel als u zich bedenkt dat muisbewegingen één van de grootste oorzaken van RSI is.
Sneltoetsen in Easy Invoice | Deel 2
In ‘Sneltoetsen – Deel 1’ hebben wij voor u al een aantal erg handige sneltoetsen opgeschreven. Erg makkelijk en het scheelt u tijd én handelingen. In deel 2 geven we u nog meer handige sneltoetsen én een totaaloverzicht.
Het ideale factuurverwerkings- proces
Wilt u het gebruik van Easy Invoice optimaliseren? Door standaard functionaliteiten te gebruiken binnen Easy Invoice kan uw proces nog verder geoptimaliseerd worden. In deze tip laten we u verschillende mogelijkheden zien.
Je eigen gebruikersinstellingen aanpassen
In Easy Invoice heeft u de mogelijkheid om uw gebruikersinstellingen aan te passen naar uw eigen wens. Denk hierbij aan uw eigen naam, e-mailadres, taal enz. We hebben een handige handleiding voor uw samengesteld met alle instellingen.
De 'Help' functie | Alle bestanden op 1 plek
Binnen Easy Invoice heeft u een “Help” knop, hier vindt u de verschillende documentaties betreffende het Easy Invoice product. Gebruik de “Help” functie om alle belangrijke bestanden te vinden die u nodig heeft!