Nieuw bij Easy Systems?
Van harte welkom!
Als kersverse nieuwe klant kun je misschien wel wat hulp gebruiken om de informatie te vinden die je nodig hebt of om bij de juiste contactpersoon uit te komen. We gaan je hierbij helpen!
We noemen het de Easy Onboarding.
Voor wie is Easy Onboarding?
Denk hierbij vooral aan key users, dus de gebruikers die veel met onze software zullen werken, zoals de medewerkers op de financiële afdeling en bijvoorbeeld applicatiebeheerders. Deze kennismaking is minder geschikt voor budgethouders die alléén de rol van goedkeurder hebben.
Laten we beginnen!
Start Easy Onboarding
Dit is de eerste stap nu jullie klant zijn van Easy Systems
Oké, jullie zijn officieel klant. Wat gaat er nu gebeuren?
Samen met ons vaste aanspreekpunt in jullie organisatie nemen we de planning door en maken we afspraken. Onze projecten starten altijd met een Definitiestudie. Iemand van onze Delivery afdeling neemt hiervoor contact met jullie op (of heeft dat inmiddels al gedaan). Tijdens dit contactmoment krijgen jullie ook te horen wie van onze consultants bij jullie langskomt. Denk alvast na over eventuele vakanties, voorkeursdagen en een startdatum voor implementatie.
Tijdens de Definitiestudie zitten wij om tafel met een aantal key-users van de financiële afdeling. Ook komen IT gerichte zaken aan bod die we bespreken met iemand van de IT-afdeling. De IT-verantwoordelijke is doorgaans met een half uur klaar.
Handige informatie om in het oog te houden (vraag gerust een exemplaar op als je die (nog) niet hebt ontvangen):
- Technische specificaties (EN)
- Definitiestudie
Ga voorbereid de Definitiestudie in
Als de planning rond is, is de eerstvolgende stap de Definitiestudie. Hoe zorg je ervoor dat je optimaal gebruik maakt van de Definitiestudie?
Het proces en de goedkeuringsflow zit doorgaans in de hoofden van de key-users. De Finance medewerker ziet aan een factuur meestal wie deze moet goedkeuren. En hij/zij weet ook dat boven een bepaald bedrag bijvoorbeeld de directeur moet meekijken. Of dat een envelop van een specifieke leverancier alleen geopend mag worden door die ene collega.
Dat wat in de hoofden zit, moet straks in de software ingericht worden. Dus bedenk voorafgaand aan de Definitiestudie hoe het interne proces nu verloopt en wat de procuratieschema's zijn. Dit wordt allemaal opgenomen in de Definitiestudie die de leidraad wordt voor de inrichting van de software.
Tip: Schakel op tijd de IT-afdeling in. Voor dit project valt de druk op IT meestal wel mee, maar als ze al tot over hun oren in ander werk zitten, dan valt het niet altijd mee om last minute tijd vrij te maken.
Ga voorbereid de Definitiestudie in
Snel up and running met onze training
Onze oplossingen worden als heel gebruiksvriendelijk ervaren, daar zijn we heel trots op, maar dat betekent niet dat je alles zelf hoeft uit te vogelen. Daarom verzorgen wij een training. Zo zijn jullie snel 'up and running' met de oplossing en wordt deze ook op de juiste manier gebruikt. Afhankelijk van de rol van de medewerker worden verschillende functionaliteiten toegewezen in de oplossing en de training zal ook per rol ingedeeld worden. We maken hierbij onderscheid tussen de financiële administratie en applicatiebeheer.
Na de training heb je alle kennis in huis om intern de werkwijze over te dragen aan alle budgethouders.
Tip: Bereid ook budgethouders en inkopers voor. Wacht niet tot de oplossing al in gebruik is genomen, mensen houden nou eenmaal niet van (plotselinge) verandering.
Testen, testen, testen
Gedurende de implementatie is de oplossing nog niet live. Tijdens de training werken we met een testomgeving. Niet zonder reden, want nu staat het testen op de planning. Een ontzettend belangrijke fase. Want niet alleen gaan jullie testen of de facturen verwerkt worden zoals jullie het bedacht hadden, maar het is ook een moment om de software te leren kennen.
De testfase wordt nog wel eens onderschat, het is geen kwestie van de software installeren en dan direct gebruiken. Daarom is het belangrijk om hier rekening mee te houden in de planning.
Tips: Key-users voeren deze testfase uit, bij voorkeur allemaal. Streef naar het verwerken van minimaal 2% van het jaarlijks facturenaantal en test verschillende soorten facturen. Denk ook aan die bijzondere facturen, die ene die momenteel altijd veel tijd kost in de verwerking, of die altijd door een specifieke collega verwerkt wordt.
Testen, testen, testen
Wat als je na de training iets niet meer weet?
We hebben het al gehad over de training. De financiële afdeling en applicatiebeheerders worden door ons getraind, budgethouders worden door jullie zelf wegwijs gemaakt. Maar daar laten we het niet bij, want wij snappen heel goed dat er een moment komt dat bepaalde kennis een beetje wegzakt. Functionaliteiten die niet zo vaak gebruikt worden, hoe werkt het ook alweer precies? Of nét die ene collega die echt alles weet, die is er even niet.
Daar hebben we onze kennisbank voor! Hier staan instructiefilmpjes; korte filmpjes om een specifieke functionaliteit uit te leggen. Deze kennisbank is ook te benaderen via de 'help' functie in Easy Invoice.
We hebben ook nog een Quick Reference Card van Easy Invoice voor je. Hierin kun je de belangrijkste functies terugvinden. Handig om te delen met budgethouders!
Livegang van de software - Feest én overdrachtsmoment
De livegang van de oplossing is altijd een feestelijk moment, want dan gaan jullie genieten van de voordelen. Zodra alles volledig is opgeleverd, draagt de consultant jullie over aan een andere Easy collega. Jullie nieuwe aanspreekpunt in het geval van vragen of problemen met de oplossing. Maak alvast kennis met onze collega's van het Servicecenter. Zij zijn vanaf dat moment jullie eerste aanspreekpunt voor technische ondersteuning en staan klaar om alle vragen en problemen (m.b.t. onze oplossingen uiteraard) te verhelpen.
De beste manier om vragen, opmerkingen, problemen en wensen in te dienen is via ons online support platform. Op die manier staat het direct goed geregistreerd en wordt de indiener automatisch op de hoogte gehouden van de status. Fijn voor ons allebei!
Livegang van de software - Feest én overdrachtsmoment
Nieuwe contactpersonen
Op het moment dat jullie de software in gebruik nemen en het implementatietraject samen met de consultant afronden, krijgen jullie met nieuwe mensen van Easy Systems te maken. Jullie worden overgedragen aan onze collega's van het Servicecenter (zie hierboven) maar jullie worden ook overgedragen aan een Accountmanager, Hajo Koster of Bob van Zalingen.
Die overdracht vindt overigens ook letterlijk plaats, dus Hajo/Bob is al op de hoogte van jullie specifieke project. De Accountmanagers zijn verantwoordelijk voor alle klanten. Wat betekent dat voor jullie?
De Accountmanager neemt contact op met de vaste contactpersoon binnen jullie organisatie voor een kennismaking. Heb je vragen over uitbreiding van de oplossing, of groeit je organisatie en heb je meer licenties nodig? Wil je aanvullende functionaliteiten of weten wat er nog meer mogelijk is om jullie proces verder te optimaliseren? Dan is de Accountmanager jullie eerste aanspreekpunt.
Hajo of Bob klopt vanzelf bij jullie aan als het zover is. Maar schroom zeker niet om zelf contact op te nemen als je daar behoefte aan hebt.
Einde Easy Onboarding
We zijn aangekomen bij het laatste deel van de Easy Onboarding. De eerste stappen zijn gezet, je hebt kennis kunnen maken met enkele vaste aanspreekpunten in onze organisatie. Hopelijk voelt dit als een warm welkom bij ons!
Met software is het belangrijk up to date te blijven, niet alleen op technisch vlak, maar ook qua kennis. Gebruikerservaringen van anderen, software updates, nieuwe functionaliteiten, dat zijn dé zaken om van op de hoogte te blijven dan dat kan op diverse manieren.
Zo sturen wij bijvoorbeeld vier keer per jaar een nieuwsbrief, organiseren wij klantendagen waarop je geïnformeerd wordt over bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten of nieuwe software. Alle live en online events die we organiseren kun je ook terugvinden op de website!