Release Notes

Easy Invoice

Software updates

What’s New – Easy Invoice 3.7

For English, see below
What’s New?

  • Gebruikerschermen aangepast aan nieuwe huisstijl 4CEE
  • Gebruikerschermen hebben nu extra ruimte voor weergave lijsten en facturen
  • Als de factuur afbeelding getoond wordt in het overzicht is deze nu voorzien van een scrollbar
  • Verbeteren uitvoeren van geplande taken
  • Integratie Contract Next in Easy Invoice

Gebruikerschermen aangepast aan nieuwe huisstijl 4CEE
Easy Systems is onderdeel van 4CEE een groep bedrijven gericht op administratieve lastenverlichting om deze relatie voor alle leden van de groep zichtbaarder te maken is ervoor gekozen om één huisstijl te gaan gebruiken en applicaties verder te integreren. Hierdoor heeft Easy Invoice nu een moderner jasje gekregen, waarbij ook de iconen aangepast zijn naar huidige standaarden om betere herkenbaarheid te geven voor nieuwe gebruikers.

Gebruikerschermen hebben nu extra ruimte voor weergave lijsten en facturen
In Easy Invoice heeft de gebruiker toegang tot veel gegevens en is er ook vaak de behoefte om veel gegevens in eens te zien. De oude schermindeling van Easy Invoice gebruikte veel ruimte op het scherm om de verschillende menu’s te tonen en de navigatie opties. In de nieuwe schermindeling is er minder ruimte nodig om de menu’s en navigatie opties te tonen waardoor er meer gegevens aan de gebruiker getoond kunnen worden.

Als de factuur afbeelding getoond wordt in het overzicht is deze nu voorzien van een scrollbar
Niet alle facturen bestaan uit 1 pagina, helaas was het niet mogelijk om vervolg pagina’s te bekijken als er gekozen was om de factuur afbeelding te tonen in de werklijsten. Met de update naar 3.7 is dit wel mogelijk zodat ook pagina 2 en verder van een factuur in het overzicht bekeken kan worden. Natuurlijk was dit in de detail schermen voor de factuur wel al mogelijk.

Verbeteren uitvoeren van geplande taken
Easy Invoice kent de mogelijkheid om integratie taken te plannen die worden uitgevoerd vanaf de server om bijvoorbeeld de nieuwste stamdata op te halen uit het financiële system. Hier zijn voor de consultant en applicatie beheerder nu extra mogelijkheden toegevoegd i.v.m. foutafhandeling.

Integratie Contract Next in Easy Invoice
Easy Invoice werkt nu samen met Contract Next onze oplossing voor Contractmanagement. Alle contractdossiers welke u managed in Contract Next kunnen worden ondersteund met een betaalplan, deze betaalplannen kunnen automatisch geïmporteerd worden in Easy Invoice en gebruikt voor matching waarmee het afhandelen van contractfacturen met een terugkerend karakter super eenvoudig wordt.

 

 

WHAT’S NEW – EASY INVOICE 3.7

What’s New?

  • User interface updated with new 4CEE style
  • User interface has now additional space for showing data
  • Invoice image in invoice overview list can be scrolled
  • Integration of Contract next into Easy Invoice

User interface updated with new 4CEE style
Easy Systems is part of 4CEE, a group of companies dedicated to lowering the administrative workload of their customers. To express our mission as group we adopted a new look and feel for our communication and applications. Easy Invoice has now a more modern look and feel and updated icons which are in line with current standards so new users are able to easy identify the meaning of a icon.

User interface has now additional space for showing data
Within Easy Invoice a user has access to a large amount of data and often has the need to see this data in one screen. In the old look and feel of Easy Invoice, the menus and navigation options required more space than needed. So with the introduction of the new look and feel we managed to compress the menus and navigation options and thus allowing for more data to be visible for the user.

Invoice image in invoice overview list can be scrolled
Not all invoices are exactly one page long, some contain multiple pages. In the past it was not possible to scroll to the second page of the invoice image in the invoice overview screen. Off course in the invoice detail screen every image page was always available. And now also in the invoice overview page.

Improved handling of planned tasks
Easy Invoice has the option to schedule tasks for integration with external systems. This is for example a way to update the newest account information from your financial system. For the consultant and application manager there are now additional options available related to exception handling.

Integration of Contract next into Easy Invoice
Easy invoice is now fully integrated with Contract Next our solution for contract management. For each contract file that has a payment plan attached there is now matching available in Easy Invoice. This allows for easy/ automatic handling of recurring invoices.

What’s New – Easy Invoice 3.6

For English, see below

What’s New?

  • Peppol compatible
  • Delen van factuurlabels
  • Verplaatsen van werklijst kolommen
  • Opfrissing van de look
  • Nieuwe sneltoetsen
  • Aantal openstaande facturen/contracten beter in beeld
  • Single Sign-on via Office 365
  • Gebruikersimport via Office 365
  • Interface Exact Globe uitgebreid
  • Easy Invoice Mobile App hernoemd en uitgebreid

Peppol compatible

Easy Systems heeft een eigen Access Point tot het Peppol-netwerk ontwikkeld. Dit Access Point maakt factuurtransacties, oftewel het verzenden en ontvangen van facturen, via het Peppol-netwerk mogelijk. Met Easy Invoice 3.6 kunt u alle inkomende transacties direct verwerken. Hierdoor wordt een hoge mate van efficiëntie bereikt. Er wordt veel tijd bespaart doordat scan en herken software niet meer nodig is voor deze stroom van facturen.

Delen van de factuurlabels

Op elke factuur in de werklijst kan een zelfgemaakt label geplakt worden. Hierdoor is het gemakkelijk facturen te filteren, sorteren of te kenmerken in de werklijst. In voorgaande versies van Easy Invoice zijn de labels persoonlijk. In versie 3.6 worden de labels gedeeld met andere gebruikers. Handig in situaties waarin meerdere medewerkers op de financiële afdeling de facturen verwerken.

Verplaatsen van de werklijst kolommen

In versie 3.6 kan elke gebruiker de volgorde van de kolommen in de werklijst aanpassen. Handig, want voor de ene gebruiker is een bepaalde kolom veel belangrijker dan voor de andere gebruiker. Deze kolom kan nu naar voren worden verplaatst. Voorheen stond de volgorde voor alle gebruikers vast.

Opfrissing van de look

De kleuren in de werklijst en het menu zijn opgefrist. Hierdoor heeft Easy Invoice 3.6 een wat modernere en frisse uitstraling.

Nieuwe sneltoetsen

Er zijn diverse sneltoetsen toegevoegd in versie 3.6:

  • Om naar de vorige of volgende factuur te navigeren – CTRL + SHIFT + pijltjes toetsen
  • Om een factuur te circuleren – CTRL + ALT + V
  • Om het opmerkingen scherm direct te openen – CTRL + ALT + X

Openstaande facturen/contracten

Het aantal te controleren/goed te keuren facturen en contracten wordt nu getoond via een teller in de knop ‘Mijn facturen’/’Mijn contracten’. Voor gebruikers van de financiële administratie of contractbeheer is het nu in één oogopslag duidelijk dat men actie moet ondernemen op bepaalde facturen/contracten.

Single Sign-on & gebruikersimport via Office 365

Met de nieuwe module van Easy Invoice: SSO & User Provisioning is het mogelijk om via een externe identiteitsprovider (Azure AD) gebruikers te importeren en de aanmelding naar Easy Invoice te laten verlopen.

In het kort houdt het in dat wanneer de gebruiker is ingelogd via Office 365, hij of zij direct wordt ingelogd in Easy Invoice of dat hij of zij alsnog met zijn/haar O365 credentials kan inloggen.

Voor beheerders van Easy Invoice is het grote voordeel dat zij via gebruikersgroepen in het AD de toegangsrechten voor applicaties kunnen uitdelen en intrekken.

Voordelen:

  • Met één wachtwoord in meerdere applicaties inloggen zorgt voor tijdsbesparing en het niet hoeven te onthouden van meerdere wachtwoorden
  • Betere beveiliging van het IT-domein
  • Geen handmatige aanmaak van gebruikers
  • IT-beheerders kunnen geautomatiseerd autorisaties uitdelen en intrekken.

Interface Exact Globe uitgebreid

Met de interface van Easy Invoice naar Exact Globe is het nu mogelijk om de betaalblokkade te updaten en te verwijderen.

Easy Invoice Mobile App hernoemd en uitgebreid

De Easy Invoice Mobile app heeft een nieuwe naam en ondersteuning voor de Duitse en Franse taal.

 

 

WHAT’S NEW – EASY INVOICE 3.6

What’s New?

  • Peppol compatible
  • Share invoice labels
  • Move joblist columns
  • Refreshment look and feel
  • New shortcuts
  • Number of outstanding invoices/contracts shown
  • Single Sign-on & User import via Office 365
  • Interface Exact Globe extended
  • Easy Invoice Mobile App renamed and expanded

Peppol compatible

A self-made label can be attached to each invoice in the work list. This makes it easy to filter, sort or mark invoices in the work list. In previous versions of Easy Invoice, the labels are personal. In version 3.6 the labels are shared with other users. This is useful in situations where several employees in the financial department process the invoices.

Share invoice labels

A self-made label can be attached to each invoice in the work list. This makes it easy to filter, sort or mark invoices in the work list. In previous versions of Easy Invoice, the labels are personal. In version 3.6 the labels are shared with other users. This is useful in situations where several employees in the financial department process the invoices.

Move columns in joblist

In version 3.6 each user can change the order of the columns in the work list. This is useful, because for one user a certain column is much more important than for another user. This column can now be moved forward. Previously, the order was fixed for all users.

Refreshment look & feel

The colours in the work list and the menu have been refreshed. This gives Easy Invoice 3.6 a more modern and fresh look.

New keyboard shortcuts

Several keyboard shortcuts have been added in version 3.6:

To navigate to the previous or next invoice – CTRL + SHIFT + arrow keys
To circulate an invoice – CTRL + ALT + V
To open the comments screen directly – CTRL + ALT + X

Outstanding Invoices / Contracts

The number of invoices and contracts to be checked/approved is now shown by means of a counter in the button ‘My invoices’/’My contracts’. For users of the financial administration or contract management it is now clear at a glance that action must be taken on certain invoices / contracts.

Single Sign-on & User import via Office 365

With the new module of Easy Invoice: SSO & User Provisioning it is possible to import users via an external identity provider (Azure AD) and login into Easy Invoice.

In short, it means that when the user is logged in via Office 365, he or she is logged in directly to Easy Invoice.

For administrators of Easy Invoice, the great advantage is that they can distribute and revoke access rights for applications via user groups in the active directory.

Advantages:

Logging into multiple applications with a single password saves time and eliminates the need to remember multiple passwords.
Better security of the IT domain
No manual creation of users
IT administrators can automatically distribute and revoke authorisations.

Interface Exact Globe extended

With the interface from Easy Invoice to Exact Globe it is now possible to update and remove the payment block.

Easy Invoice Mobile App renamed and expanded

The Easy Invoice Mobile app has a new name and support for the German and French languages.

What’s New – Easy Invoice 3.5

For English, see below

What’s New?

  • Nieuw en verbeterd boekingsgrid
  • Waarschuwingen
  • Boekingsregel dupliceren
  • Actie menu in het boekingsgrid
  • Nieuwe sneltoetsen
  • Performance verbetering
  • Gekleurde veldwaarden
  • Focus op specifiek veld
  • Contract indexatie

Nieuwe boekingsregel

In voorgaande versies toonde Easy Invoice altijd een lege boekingsregel om in te vullen. Dit bleek verwarrend te werken. In Easy Invoice 3.5 is deze lege regel niet standaard zichtbaar, maar dient er altijd een actie gedaan te worden om een nieuwe regel toe te voegen. Toevoegen kan op meerdere manieren:

1. Door op de knop ‘Regel toevoegen’ te klikken.

2. Door met de tabfunctie te navigeren naar de regels vanuit de factuurkop.

3. Door in het laatste te wijzigen veld van een regel door te navigeren met tab.

Uitgebreid boekingsgrid

Om uw overzicht te verbeteren hebben we in Easy Invoice 3.5 de mogelijkheid om te wisselen tussen een boekingsgrid met meest gebruikte kolommen en een boekingsgrid met minder- of minst gebruikte kolommen toegevoegd. Onze consultants kunnen voor u instellen welke kolommen in het uitgebreide of minder uitgebreide boekingsgrid getoond moeten worden.

Waarschuwingen

Heeft u wijzigingen aangebracht in de factuurkop, maar deze nog niet opgeslagen? Dan wordt er bij het verlaten van het scherm (of bij het navigeren naar de factuurregels) een waarschuwing getoond dat de gegevens nog niet zijn opgeslagen.

Boekingsregel dupliceren

Het is nu mogelijk om boekingsregels te dupliceren, zodat vrijwel identieke boekingsregels niet geheel opnieuw hoeven te worden aangemaakt.

Actie menu in het boekingsgrid

Er is een ‘actie menu’ geïntroduceerd in het boekingsgrid om zo snel enkele acties te kunnen uitvoeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toepassen van regelsjablonen en het corrigeren van BTW verschillen.

Nieuwe sneltoetsen

Er zijn twee nieuwe sneltoetsen geïntroduceerd:

  • F2 voor het openen van een zoek dialoog. 
  • Shift-Enter voor het opslaan van een boekingsregel

Performance verbetering

De snelheid waarmee bij het invullen van een keuze veld de resultaten getoond worden (de auto complete), is sterk verbeterd.

Gekleurde veldwaarden

Velden kunnen op basis van vooraf gedefinieerde regels rood of groen gekleurd worden. Denk bijvoorbeeld aan een prijsverschil op inkooporderregel niveau. Door deze regel bij afwijking een kleur mee te geven, wordt de aandacht hiernaartoe getrokken en worden fouten voorkomen. Onze consultants kunnen deze kleuren voor u instellen.

Focus op specifiek veld

Het is nu mogelijk om bij het openen van de factuur de focus direct op een vooraf bepaald veld te richten. Als u vaak hetzelfde veld wijzigt of invult, kunt u nu direct beginnen met invullen zonder eerst naar het veld te hoeven navigeren.

Contract indexatie

Het is nu mogelijk een indexatie toe te passen op een termijn gebaseerd contract. Het verwachte factuurbedrag en de absolute bedragen op de boekingsregels zullen worden geïndexeerd met het opgegeven indexatiepercentage vanaf een bepaalde datum.

 

 

WHAT’S NEW – EASY INVOICE 3.5

What’s New?

  • New and improved invoice line grid
  • Warnings
  • Duplicate invoice lines
  • Actions menu in invoice line grid
  • New keyboard shortcuts
  • Improved performance
  • Colored fields
  • Field focus
  • Contract indexation

New invoice line

Previous versions of Easy Invoice always showed an empty invoice line. Users experienced this as a confusing feature. This empty invoice line is no longer visible in Easy Invoice 3.5. A user has to, actively, add a new invoice line. Adding a new invoice line can be done by:

  1. clicking on the ‘Add new invoice line’ button;
  2. navigating from the invoice header to the invoice lines using the tab key;
  3. navigating (using the tab key) from the last column on an invoice line.

Extended invoice line grid

To improve the overview of the invoice lines, we added the possibility to switch between an invoice line grid which only shows the most used columns and an invoice line grid which shows all the columns. Our consultants can configure which columns you want to show in which line grid.

Warnings

Did you changed the invoice header but forgot to save it? You will be shown a warning to save the invoice header when leaving the screen or when navigating to the invoice lines.

Duplicate invoice lines

It’s now possible to duplicate invoice lines. With this feature almost identical booking rules don’t need to be recreated completely.

Actions menu in invoice line grid

We introduced an ‘actions menu’ in the invoice line grid to perform some quick actions. For example, correcting VAT differences and applying invoice line templates.

Keyboard shortcuts

We introduced two keyboard shortcuts:

  • F2 for opening a search dialog.
  • SHIFT-ENTER for saving an invoice line.

Improved performance

The speed at which the results are displayed when entering a value in a field (the auto complete), has been strongly improved.

Colored fields

Invoice line fields can be coloured red or green based on predefined rules. For example, in case of a price difference the amount field on a purchase order invoice line can be coloured red. This field will draw the approvers attention and mistakes will be avoided. Our consultants can configure this colour behavior.

Field focus

When opening an invoice or invoice line, it’s now possible to place the cursor in a predefined field (auto focus). If you frequently change or fill in the same field, you can now start filling out this specific field without having to navigate to the field first.

Contract indexation

It is now possible to perform an indexation on a term-based contract. The expected invoice amount and the absolute amounts on the template lines will be indexed by the indexation percentage from a specific date.