Deze 7 KPI's voor factuurverwerking zou iedere financieel professional moeten gebruiken

Dankzij de digitale transformatie veranderen de verwachtingen die een organisatie heeft van hun financiële afdeling. De financieel manager heeft immers meer data dan ooit tot zijn of haar beschikking. Hoe interpreteer je al die data? En hoe zorg je ervoor dat je die informatie inzichtelijk maakt voor je directie? In dit blog deel ik enkele KPI’s met betrekking tot het factuurverwerkingsproces die je helpen gerichte voorspellingen over de toekomst te doen.

Realtime wordt de norm

De directie is van oudsher geïnteresseerd in cijfers over hoe de organisatie ervoor staat en hoe die cijfers zich verhouden tot het verleden. Op basis van die informatie uit het verleden worden beslissingen genomen over investeringen of besparingen. Terugkijken op cijfers is vandaag de dag niet langer voldoende. Tegenwoordig is de vraag van de directie steeds meer gericht op de toekomst: ‘Hoe staan we er over drie maanden voor? Welke kosten komen er binnenkort aan? Hoe ziet onze liquiditeit eruit over vier maanden?’ Voorspellen wordt het nieuwe rapporteren en realtime wordt de norm.

Neem nu het factuurverwerkingsproces. De kwartaalafsluitingen en de jaarafsluiting zijn van die klassieke momenten waarop de financieel manager de cijfers rapporteert aan de directie. Wanneer organisaties hun processen voor factuurverwerking automatiseren, is het verzamelen van data uit allerlei systemen en Excel-bestanden verleden tijd. Je hebt immers met één druk op de knop toegang tot allerlei data. Wat wel van belang is, is dat je je data structureert. Het opstellen van de volgende KPI’s helpt je om prestaties te monitoren en trends waar te nemen.

1. Verwerkingskosten per factuur

Dit is een logische KPI die veel organisaties gebruiken bij het maken van een inschatting of het overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking de investering waard is. Onder verwerkingskosten per factuur vallen de loonkosten van iedere medewerker die de factuur onder ogen krijgt ter verwerking of ter goedkeuring/controle. Maar denk bijvoorbeeld ook aan printkosten, omdat bij een handmatig papieren proces pdf-facturen nog altijd worden geprint. De verwerkingskosten per factuur zijn dus alle kosten die een factuur met zich meebrengt van binnenkomst tot aan de betaling.

2. Aantal verwerkte facturen per fte

Alleen verwerkingskosten per factuur is mogelijk nog te generiek. Voor een beter beeld is het cruciaal om te weten hoeveel facturen je personeel kan verwerken.
Misschien heb je scanproces en overtypen van gegevens wel uitbesteed aan een lage lonen land. Of heb je te maken met facturen waar eigenlijk niet goed mee te werken valt, zoals handgeschreven facturen of facturen uit het buitenland, en kost het per fte veel meer tijd dan wenselijk is. Met een toename van het aantal verwerkte facturen per fte toon je je directie dat processen efficiënter verlopen en dat fte’s mogelijk anders kunnen worden ingevuld.

3. Matching percentage

Hoeveel facturen worden in één keer gematcht met de order en/of het contract, de zogenaamde ‘first time right’? Scoor je laag op deze KPI? Bijvoorbeeld omdat de leverancier vergeet het PO nummer op de factuur te zetten, of omdat er een deellevering heeft plaatsgevonden, terwijl wel de hele bestelling op één factuur staat, die matcht dan niet met de ontvangsten. Dan is het een goed idee om de processen nog eens onder de loep te nemen en te bekijken hoe het beter kan. Soms is dat op te lossen door de leverancier ‘op te voeden’ en te benadrukken dat een correcte vermelding van het PO-nummer het proces versneld. Met een goede matching valt veel winst te behalen, daar heeft de leverancier ook baat bij.

4. Percentage elektronische facturen / digitale facturen / papieren facturen

Elektronische facturen kosten relatief de minste tijd om te verwerken. Door het percentage elektronische facturen te verhogen wordt dus direct een verlaging van de verwerkingskosten gerealiseerd. Even los van de vraag hoe lang een budgethouder erover doet om een factuur goed te keuren natuurlijk. Ontvang je bijvoorbeeld nog veel papieren facturen, dan is het interessant om met je leveranciers om tafel te gaan over andere aanlevermogelijkheden. Onderzoek vooral de meest moderne initiatieven, zoals een aansluiting met PEPPOL.

5. Doorlooptijd in dagen

Hoe lang duurt het vanaf het moment dat de factuur binnen is tot aan het moment dat de factuur betaald kan worden? Hoe korter de doorlooptijd, hoe gunstiger. Leveranciers bieden vaak korting als een factuur binnen een bepaalde termijn betaald wordt. Als de doorlooptijd met behulp van automatisering afneemt, is het een goed idee om te kijken of je nieuwe afspraken kan maken met leveranciers. Als je eerder betaalt willen zij daar misschien wel wat tegenover stellen.

6. Percentage op tijd/te laat betaalde facturen

Het komt nog geregeld voor: betalingen die pas na ruim 60 dagen worden afgehandeld. Dit is meestal niet bevorderlijk voor de relatie met de leverancier. Bovendien legt het nogal wat druk op de financiële afdeling. Leveranciers zijn namelijk niet verlegen als het om openstaande facturen gaat. Zo’n telefoontje ontvang je liever niet. En als je nog gebruikmaakt van handmatige factuurverwerking kost het ook nog eens extra veel tijd. De tijd die het een medewerker kost om zo’n telefoontje af te handelen, is moeilijk te meten. Maar hoe meer facturen op tijd worden betaald, hoe kleiner de kans dat je die telefoontjes ontvangt.

Ook interessant om eens uit te zoeken is of je korting hebt kunnen behalen door facturen op tijd te betalen. Of dat je juist boetes of rente moest betalen doordat het niet lukte om binnen de termijn te blijven. De gevolgen van op tijd betalen zijn behoorlijk groot.

7. Bedrag/percentage inkopen buiten bestaande contracten of afspraken om

Dit hoort natuurlijk niet voor 100% bij het factuurverwerkingsproces zelf, maar het hangt er nauw mee samen. Als financieel professional kun je met deze KPI namelijk wel anticiperen op naderende kosten en daarmee gerichte voorspellingen doen naar de directie.

Misschien herken je de volgende situatie: de voorraad ging er net even wat sneller doorheen dan gepland en een collega bestelt even snel bij via de telefoon. De belangrijkste eis is dat er snel geleverd kan worden. Dit lijkt snel en efficiënt, maar is zeker niet altijd gewenst. Je collega bestelt namelijk bij een partij waar je organisatie geen afspraken mee heeft gemaakt, waardoor je inkoopkorting misloopt. En bovendien is er geen inkooporder en kan de factuur dus niet gematcht worden. In het slechtste geval staat de naam van de collega die de order geplaatst heeft niet op de factuur. Het grote zoeken is begonnen. De factuurverwerking kost in dit geval dus ook meer tijd dan gewenst.

Begin bij het begin

Door bovenstaande KPI’s in kaart te brengen, kun je trends waarnemen. Waar bespaar je kosten en waar geef je meer uit dan nodig? Met deze inzichten kun je de directie van beter strategisch advies voorzien.

Mogelijke besparingen kun je investeren in nieuwe initiatieven, zoals het inzetten van big data, of bijscholing zodat je team klaar is voor de toekomst. Misschien kun je wel een data-analist aannemen nu je minder fte’s per factuur nodig hebt. Vervolgstappen die je dan kunt zetten zijn het ontsluiten van data uit andere systemen en in kaart brengen welke informatiebehoefte er ligt op andere afdelingen. Zo kun je nog meer waarde toevoegen aan de organisatie.

Marcel Strabbing
Managing Consultant