Tips & Tricks

Hieronder vindt u alle handige tips & tricks van onze Easy Academy nieuwsbrief op een rij.

Wilt u per e-mail op de hoogte gehouden worden van onze Tips & Tricks? Schrijf u dan in voor de Easy Academy.

1

REGELSJABLONEN

Efficiënter werken met ‘Regelsjablonen’

Met regelsjablonen is het mogelijk om veel gebruikte boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Als een factuur van een leverancier altijd op dezelfde manier gecodeerd wordt, kan hier eenvoudig een sjabloon voor gemaakt worden.

Lees verder >

2

INSTELLEN GOEDKEURINGSLIMIET

Hoe stel je een goedkeuringslimiet in voor gebruikers binnen Easy Invoice?

Als er meerdere gebruikers actief zijn in Easy Invoice, kan het voorkomen dat bepaalde gebruikers boven een bepaald bedrag geen facturen mogen goedkeuren. In Easy Invoice kunt u per gebruiker een limiet instellen.

Lees verder >

3

SNELTOETSEN – DEEL 1

Sneltoetsen in Easy Invoice – Deel 1

Door sneltoetsen te gebruiken als u werkt met Easy Invoice, kunt u het aantal muisbewegingen flink verminderen. Een groot voordeel als u zich bedenkt dat muisbewegingen één van de grootste oorzaken van RSI is.

Lees verder >

4

INSTELLEN TIJDELIJKE VERVANGER

Hoe stelt u een vervanger in tijdens uw afwezigheid?

Wanneer u voor bepaalde tijd afwezig bent, omdat u bijvoorbeeld op vakantie gaat, dan is het verstandig om een vervanger in te stellen die de goedkeuring in Easy Invoice overneemt.
Lees verder >

5

HANDMATIG CORRIGEREN

Een factuur handmatig corrigeren

Binnen de beheermodule van Easy Invoice is het mogelijk om facturen handmatig van status te wijzigen. Tijdens de factuurverwerking kan het voorkomen dat een geannuleerde factuur toch valide blijkt te zijn.

Lees verder >

6

LABELS GEBRUIKEN

Het gebruik van labels binnen Easy Invoice

Labels zijn een handige manier om snel overzicht te krijgen in de werklijst. In één oogopslag heeft u een overzicht waarom een bepaalde factuur nog in ‘Nieuwe facturen’ staat. Of dat u nog op een bijlage van de leverancier wacht.

Lees verder >

7

SNELTOETSEN – DEEL 2

Sneltoetsen in Easy Invoice – Deel 2

In ‘Sneltoetsen – Deel 1’ hebben wij voor u al een aantal erg handige sneltoetsen opgeschreven. Erg makkelijk en het scheelt u tijd én handelingen. In deel 2 geven we u nog meer handige sneltoetsen én een totaaloverzicht.

Lees verder >

8

IDEAAL PROCES

Het ideale factuurverwerkingsproces

Wilt u het gebruik van Easy Invoice optimaliseren? Door standaard functionaliteiten te gebruiken binnen Easy Invoice kan uw proces nog verder geoptimaliseerd worden. In deze tip laten we u verschillende mogelijkheden zien.

Lees verder >

9

FACTUUR VASTHOUDEN

Zo kunt u een factuur vasthouden

Als een factuur bijvoorbeeld nog niet meteen betaald mag worden, dan kan deze factuur vastgehouden worden totdat er een akkoord is afgegeven voor betaling. Hieronder leggen we uit hoe dat in z’n werk gaat.

Lees verder >

10

SUPPORTPORTAAL GEMINI

Meest gestelde vragen over ‘Gemini’

Ons Servicecenter: uw vraagbaak als u support nodig heeft. Bijvoorbeeld als een functie binnen Easy Invoice niet helemaal naar behoren werkt, of als u een bepaalde functies niet kunt vinden etc. Maar wat moet u doen als u support nodig heeft?

Lees verder >

11

OCR RAPPORTAGES

De factuurherkenning verbeteren

De OCR rapportages in Easy Invoice worden gebruikt om te bepalen voor welke crediteuren de herkenning laag is. Wanneer dit het geval is dan kunt u een template aanmaken om de herkenning van deze crediteur te verbeteren.

Lees verder >

12

CIRCULEREN DEEL 1

Alle functionaliteiten rondom circuleren

Het is vast wel bekend dat een factuur gecirculeerd kan worden naar de bijbehorende budgethouder. Maar alle mogelijkheden die geboden worden vanuit het ‘Circuleren’ scherm zijn u misschien nog niet bekend.

Lees verder >

13

NIEUWE CREDITEUREN TOEVOEGEN

Hoe krijgt u nieuwe crediteuren uit uw ERP/financieel systeem in Easy Invoice?

Zodra u nieuwe crediteuren heeft aangemaakt in uw financiële en/of ERP systeem, wilt u deze ook direct terugzien in Easy Invoice. Dan kunt u namelijk meteen aan de slag met deze nieuwe crediteuren.

Lees verder >

14

CIRCULEREN DEEL 2

Alle functionaliteiten rondom circuleren

In circuleren deel 1 leert u vooral de basis rondom circuleren. In deel 2 gaan we wat dieper in op het verhogen van de efficiëntie van circuleren. Zoals het aanmaken van eenmalige of standaard sjablonen, de Easy Flow en meer.

Lees verder >

15

GEBRUIKERSINSTELLINGEN

Uw gebruikersinstellingen aanpassen

In Easy Invoice heeft u de mogelijkheid om uw gebruikersinstellingen aan te passen naar uw eigen wens. Denk hierbij aan uw eigen naam, e-mailadres, taal enz. We hebben een handige handleiding voor uw samengesteld met alle instellingen.

Lees verder >

16

REGELSJABLONEN

Kent u de functionaliteit ‘Regelsjablonen’?

Met regelsjablonen is het mogelijk om veel gebruikte boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Als een factuur van een leverancier altijd op dezelfde manier gecodeerd wordt, kan hier eenvoudig een sjabloon voor gemaakt worden.

Lees verder >

17

ADDITIONELE KOSTEN

Additionele kosten op een inkooporderfactuur

Bij het matchen van facturen komt het vaak voor dat extra kosten op een factuur niet bekend zijn in de inkooporder. Het gaat daarbij veelal om vrachtkosten.

Lees verder >

18

E-FACTUREN ONTVANGEN

 E-facturen van leveranciers ontvangen

Als u elektronische facturen van leveranciers kunt ontvangen, dan wilt u graag uw leveranciers daarvan op de hoogte stellen en hen vragen de facturen dus elektronisch aan te leveren.

Lees verder >

19

DOORSTUREN

Doorsturen van facturen naar de juiste persoon

U ontvangt een factuur ter goedkeuring die niet voor u bestemd is. Om dit op te lossen zijn er verschillende mogelijkheden. U kunt de factuur ter controle of ter informatie naar de juiste persoon sturen, of…

Lees verder >

20

RECHTENGROEPEN

Wist u dat u zelf rechtengroepen aan kunt maken?

Wist u dat het mogelijk is om een specifieke rechtengroep aan te maken, waarmee u een select aantal gebruikers net even meer of minder rechten kan geven? U kunt ook de rechten van bestaande rechtengroepen zo aanpassen dat de gebruikers meer of minder …

Lees verder >

21

KOLOMMEN DEEL I

Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt uitschakelen?

Wist u dat u kolommen in de werklijst kunt in- en uitschakelen zodat alleen voor u relevante informatie in zichtbaar is? Eenvoudig in te stellen in 3 stappen.

Lees verder >

22

KOLOMMEN DEEL II

Positie van kolommen in de werklijst aanpassen

Wist u dat u de positie van  kolommen in de werklijst kunt aanpassen? Dit kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld de vervaldatum gebruikt om te bepalen welke facturen u het eerst gaat oppakken. Dan kunt u deze specifieke kolom naar voren halen.

Lees verder >

23

AANGESLOTEN OP PEPPOL

Hoe werkt het nu verder?

Wanneer u bent aangesloten op het PEPPOL netwerk, bent u automatisch toegevoegd aan het ‘telefoonboek’ van het netwerk en daarmee vindbaar voor alle andere organisaties op PEPPOL.  Maar hoe werkt het nu verder? Hoe weten uw leveranciers dat u aangesloten bent? En hoe kunt u nog meer uit uw aansluiting halen?

Lees verder >

24

LOGIN SESSIE VERLENGEN

Hoe verlengt u de login sessie van Easy Invoice?

Na het gesprek wilt u de factuur verder afronden en in circulatie brengen, maar Easy Invoice heeft u uitgelogd. U bent uw werk kwijt en moet weer opnieuw beginnen met coderen. Dit kan natuurlijk een frustrerende ervaring zijn. Het is mogelijk om een andere tijd in te stellen voordat u vanzelf uitgelogd wordt.

Lees verder >

25

ACTIE BIJ VERVALLEN FACTUUR

Hoe stel je een geautomatiseerde actie in?

Ondernemen uw budgethouders niet altijd actie binnen de verlooptijd van een factuur? Het is mogelijk om een automatische actie uit te voeren bij het vervallen van de factuur. In 6 stappen is een geautomatiseerde actie in te stellen.

Lees verder >

26

KENNIS OP DOEN

Op welke mogelijke manieren kunt u kennis op doen over onze software?

Sommige functies zijn nieuw en onbekend, of een nieuwe collega weet zijn/haar weg nog niet helemaal te vinden. Diverse kennisbehoeften die om een verschillende aanpak vragen. Wist u dat…

Lees verder >

27

SINGLE SIGN-ON & GEBRUIKERSIMPORT

Inloggen makkelijker maken? 

Diverse accounts voor verschillende applicaties. Overal een nieuw wachtwoord voor bedenken met elk nét wat andere eisen. Inloggen is soms nog niet zo eenvoudig. Single Sign-On is dé oplossing om met één set credentials in te loggen op verschillende applicaties.

Lees verder >

28

TERMIJN BETALINGSSCHEMA

Wist u dat u een termijn betalingsschema kunt instellen?  

Ontvangt u regelmatig maandelijkse of kwartaalfacturen die min of meer altijd hetzelfde zijn, zoals maandelijkse energienota’s of bepaalde abonnementen? En moeten deze facturen nog iedere keer worden toegekend aan één of meerdere goedkeurders? Met de volgende instellingen kunt u bepalen wat de voorwaarden zijn voor de herkenning van terugkerende facturen.

Lees verder >

29

Peppol

Wat is Peppol? 

Peppol is de verzamelnaam voor de afspraken en de digitale infrastructuur waarmee op een eenvoudige en veilige manier elektronische documenten uitgewisseld kunnen worden. Elektronische documenten zijn onder andere: e-facturen, e-orders, e-catalogussen.

Lees verder >

30

Business Intelligence en Easy Invoice

Trainingen

In één oogopslag in een dashboard kunnen zien wat de actuele werkvoorraad voor finance is, hoeveel er deze maand nog aan reserveringen moet worden opgenomen of een voorspelling doen over je cashflow?

Lees verder >

31

Wat kun je met Peppol?

Mogelijkheden met Peppol

Met Peppol kun je elektronische documenten worden uitgewisseld. Dit zijn documenten die uitgewisseld kunnen worden tussen bedrijven, maar bijvoorbeeld ook tussen bedrijven en overheden.

Lees verder >

32

Wat zijn de voordelen van Peppol?

Voordelen van Peppol

Het gebruik van Peppol brengt vele voordelen met zich mee. Zo zorgt het voor veiligheid, nauwkeurigheid, snelheid, zekerheid en automatische detectie

Lees verder >

Agenda

Bekijk onze agenda voor alle klant events.