De voordelen van onze purchase to pay oplossingen in de cloud

De opmars naar de cloud is duidelijk, ook voor ons. Niet alleen nieuwe aanvragen gaan steeds vaker om een cloudoplossing, maar ook onze klanten die ooit voor een on-premise oplossing gekozen hebben, willen steeds vaker overstappen naar de cloud. Wij voorzien dat on-premise gaat verdwijnen vanwege de voordelen van de cloud. Die voordelen zijn nog niet voor iedereen bekende kost en daarom lichten we ze graag toe. 

Realtime monitoring voorkomt issues

Een geautomatiseerd proces is een aaneenschakeling van taken die uitgevoerd worden. Sommige taken worden volledig door software verricht om bijvoorbeeld opgevolgd te worden door een taak die door een persoon uitgevoerd wordt. Het overbrengen van de ene taak naar de volgende taak in een proces is een koppeling. En een heel groot voordeel van werken in de cloud, is dat wij die koppelingen realtime kunnen monitoren. Als een proces stagneert, is dit direct zichtbaar en het is ook gelijk inzichtelijk waar het probleem zit. Daarmee zijn problemen pro-actief op te lossen en al verholpen voor je in de gaten hebt dat er een probleem was ontstaan. Een interne IT-afdeling heeft doorgaans geen inzicht in die koppelingen. Het risico bij on-premise oplossingen bestaat dat er een issue ontstaat waardoor je proces stagneert, waarna je vervolgens moet wachten op je IT-afdeling of leverancier om het issue te onderzoeken en op te lossen.

Gemak en duidelijkheid Het is al niet leuk als er een probleem is, maar het valt ook niet altijd mee om te bepalen waar je nou terecht kan met je probleem. Meld je je bij je eigen IT-afdeling of juist bij ons? In beide gevallen loop je de kans dat je precies verkeerd zit. Stap je over naar de cloud, dan zijn wij altijd het aanspreekpunt voor alles wat met die oplossing te maken heeft. Wij beheren de oplossing én de cloud infrastructuur. Wel zo gemakkelijk en duidelijk.

Schaalbaarheid en stabiele prestaties

Of je nu kiest voor on-premise of cloud software, je kunt altijd te maken hebben met piekbelasting. Bijvoorbeeld als je organisatie groeit en daarmee het aantal te verwerken facturen groeit. Of als je te maken hebt met seizoenspieken zoals het geval is bij bijvoorbeeld groot- en detailhandel rondom de kerstperiode. Als je een piek in de belasting ervaart, wordt de software die op die server draait trager. Dan zit je te wachten tot een scherm geladen is.

Heb je een eigen server, waarop een on-premise oplossing geïnstalleerd staat, dan ben je gebonden aan de maximale rekencapaciteit van die server. Je kunt de tragere software accepteren, maar als de maximale rekencapaciteit constant aangesproken wordt, dan kan je interne IT afdeling een andere of extra server aanschaffen om meer rekencapaciteit te creëren. Maar heb je een keer wat minder capaciteit nodig, omdat die seizoenspiek bijvoorbeeld voorbij is, dan staat die server daar gewoon te staan. Dat is geen duurzame inzet van investeringen.

De cloud is flexibel in capaciteit. Servercapaciteit van een cloud oplossing is namelijk makkelijk schaalbaar. De software blijft stabiel presteren, altijd even vlot. Wij kunnen pieken in de belasting waarnemen en daarop reageren, maar ook voorspellen zoals met het voorbeeld van seizoenspieken. Dit gaat vaak automatisch en nog voordat je er last van hebt. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er op gebruikelijke kantooruren standaard meer capaciteit is, of als er seizoenseffecten meespelen dat er dan meer capaciteit bijgeschakeld wordt. Wij monitoren dit realtime en spelen daarop in vóór je door hebt dat het nodig is. Zo groeit de cloud oplossing mee met de behoefte van je financiële afdeling.

Altijd en overal toegang Thuiswerken is heel normaal geworden, voor de meeste van onze klanten was dat geen probleem, maar dat een proces geautomatiseerd is met een on-premise oplossing, wil niet zeggen dat je de software zomaar vanaf elke locatie of device kunt benaderen, dat hangt af van hoe je interne IT-afdeling het heeft ingericht. Met een cloud oplossing kun je daarin voorzien, want dan is de oplossing en de data die je wilt zien altijd toegankelijk vanaf iedere locatie, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Je hebt direct de nieuwste functionaliteiten

Ontwikkelingen staan niet stil, dus software wordt doorontwikkeld. Verbeteringen worden doorgevoerd, nieuwe functionaliteiten toegevoegd, bug fixes… met een SaaS oplossing in de cloud heb je al die updates zodra ze uitkomen en daar hoef je zelf niets voor te regelen. Heb je een on-premise oplossing dan moet je samen met ons en je eigen IT-afdeling een update plannen. Je zal de eerste niet zijn die een update uitstelt, ‘want ik heb nu geen tijd’. En voor je het weet zijn er al meerdere nieuwe versies verschenen en loop je achter en moet je een hele grote update laten uitvoeren. En dat is zonde, want je hebt geld gestoken in het optimaliseren van het proces. Als je achterloopt met de software is je proces ook niet meer optimaal. Automatische updates dragen bij aan proces continuïteit terwijl je zelf de focus kan houden op andere zaken zoals het spotten van kansen om die processen te optimaliseren. Of het verkrijgen van inzicht uit alle data die je verzamelt waardoor je de directie van strategisch advies kan voorzien. Dan ben je pas echt future-proof.

Benieuwd naar hoe anderen de migratie van Easy Invoice naar de cloud hebben ervaren? Lees dan de case study van onze klant CTVrede, waar ICT Manager Andre Klous meer vertelt over hun beweegredenen om te migreren van on-premise naar de cloud en de voordelen die zij ervaren.