Rapportage werkgebonden personenmobiliteit vanaf 1 juli verplicht: ben jij er klaar voor?

Nederlandse bedrijven met 100 of meer medewerkers moeten vanaf 1 juli 2024 verplicht rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers. Dit heet de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Easy1 Expense, onze softwareoplossing voor declaratieverwerking, biedt jou de mogelijkheid om deze rapportage eenvoudig te genereren.

Wist je dat woon-werkverkeer en zakelijk verkeer goed is voor meer dan de helft van alle kilometers die we in Nederland rijden? Dit heeft een grote impact op de totale CO2-uitstoot van het bedrijfsleven. Om te zien of en hoe dit ruimte biedt voor verduurzaming, wil het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat weten hoeveel CO2-uitstoot al die ritjes precies veroorzaken.

Daarom moeten bedrijven met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken vanaf 1 juli 2024 rapporteren over de werkgebonden personenmobiliteit.

Welke gegevens heb je nodig?

Voor de verplichte WPM-rapportage heb je een aantal gegevens nodig. De overheid wil dit van je weten:

• het totale aantal zakelijke kilometers dat de werknemers hebben gereden, opgesplitst in type vervoer en type brandstof;
• het totale aantal gereden woon-werkkilometers, opgesplitst in type vervoer en type brandstof;
• het totale aantal gereden privékilometers met de auto van de zaak, opgesplitst in type vervoer en type brandstof;
• of je leasecontracten, een eigen wagenpark of een combinatie daarvan hebt;
• welke reiskostendeclaraties zijn ingediend;
• hoe de woon-werkmobiliteit eruit ziet;
• welke mobiliteitsdiensten je gebruikt.

Met ingang van 1 juli 2024 moet je deze gegevens verzamelen. Uiterlijk 30 juni 2025 dien je de cijfers over 2024 in bij de overheid.

Hoe bereid je je voor?

1 juli komt snel dichterbij. Begin daarom vast met de voorbereiding, zodat je keurig op tijd over de juiste informatie beschikt. Wat kun je doen?

• Lees de informatie, handreiking en meestgestelde vragen over werkgebonden personenmobiliteit op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.
• Als je leasecontracten hebt, neem contact op met de leasemaatschappij om te vragen welke gegevens zij voor jou kunnen aanleveren
• Als je gebruikmaakt van mobiliteitsdiensten, neem contact met hen op om te vragen welke gegevens zij voor jou kunnen aanleveren
• Zorg dat medewerkers hun gereden kilometers -zowel zakelijk als voor woon-werkverkeer- declareren/doorgeven en daarbij aangeven met welk voertuig en welke brandstof zij dit gedaan hebben. Dit kan straks heel eenvoudig met onze declaratiemodule, Easy1 Expense genaamd.
  
  

Benieuwd hoe dat werkt?

• De beheerder van Easy1 Expense maakt een dimensielijst aan met de verschillende voertuig- en brandstoftypes. Zo kunnen de medewerkers bij elke reiskostendeclaratie eenvoudig kiezen waarmee zij gereisd hebben.
  
  
  
  
  

• Mocht jouw organisatie toestaan dat medewerkers bonnetjes van het OV declareren, dan moet je vanaf 1 juli het aantal kilometers registeren.
  
  Ook dit kun je eenvoudig in de Expense-module afvangen door een extra veld toe te voegen. Als het gaat om een OV-declaratie voor woon-werkverkeer, dan kunnen medewerkers hier het aantal kilometers invullen.
  
  

• Zo kun je straks op basis van de declaraties van jouw collega’s door Easy Systems de gegevens voor de WPM-rapportage laten uitdraaien.
  
  

Klaar voor de WPM-rapportage met Easy1 Expense

Kortom; met Easy1 Expense van Easy Systems wordt het verzamelen van de gegevens voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit een fluitje van een cent.

Maak je al gebruik van Easy1 Expense en wil je op deze manier de vereiste WPM-gegevens verzamelen? Neem dan even contact op met je accountmanager. We hebben dit zo voor je geregeld.

Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Easy1 Expense? We vertellen je graag meer!