Steeds meer leveranciers kiezen ervoor om de factuur niet meer naar je te mailen, maar om deze via een portaal aan te bieden. Misschien handig voor hen, maar voor jou betekent dat extra werk. Want jij moet vervolgens naar het portaal toe, inloggen, de factuur zoeken, deze downloaden en klaarzetten voor verdere verwerking. Wist je dat je dit eenvoudig kunt automatiseren met Easy Systems?
Waar het vroeger gemeengoed was dat de leverancier zijn factuur naar je toe stuurde, gebeurt het tegenwoordig steeds vaker dat je deze zelf moet ophalen uit hun klantportaal. Officieel mogen ze jou niet dwingen om mee in te gaan in deze nieuwe werkwijze: jij als klant moet daarvoor toestemming geven. Maar vaak gebeurt dit onbewust, doordat ze dit hebben opgenomen in hun algemene voorwaarden waar je van tevoren al mee akkoord bent gegaan. Je hebt dan weinig keuze.
Vervolgens mag jij dus zelf achter de factuur van bijvoorbeeld de telecomprovider, pakketdienst, vervoerder of netbeheerder aangaan. Voor één factuur kost je dit misschien een paar minuten extra werk, maar als meerdere leveranciers deze keuze maken, loopt het snel in de papieren. En dat elke maand weer. Zonde van je tijd!
Facturen automatisch ophalen
Laat de facturen daarom automatisch ophalen uit deze portalen. Easy Systems kan dit snel en eenvoudig voor je regelen. Jij hoeft alleen maar aan te geven uit welke portalen jouw facturen opgehaald moeten worden en wanneer. Aan het begin van elke maand? Aan het eind? Elke week? Geen probleem.
Onze automatiseringsoplossing, die wij Robert de Robot hebben genoemd, logt dan zelfstandig in op het gewenste portaal op het gewenste moment. Hij zoekt de juiste factuur, download deze, slaat hem op als pdf en/of XML en zet hem klaar voor verdere verwerking door Easy Invoice. Dit scheelt een hoop tijd én zorgt ervoor dat je nooit meer een factuur vergeet of te laat ophaalt. Je krijgt ze keurig op tijd binnen in de juiste mailbox of op een andere plek waar ze verder het verwerkingsproces in gaan.
Uit welke portalen kunnen mijn facturen automatisch opgehaald worden?
Met Easy Systems kun je de facturen uit inmiddels honderden portalen automatisch laten ophalen. Zie hieronder een aantal veelvoorkomende leveranciers waar we al mee koppelen. Zit jouw leverancier daar nog niet tussen? Laat het ons weten, dan kunnen we daar eenvoudig een nieuwe koppeling mee leggen.
-
VodafoneZiggo
-
KPN
-
PostNL
-
DHL
-
NS
-
Q-park
-
Easypark
-
Fastned
-
Bol
-
Coolblue
-
Eneco
-
Liander
Hoe zit het met de veiligheid van mijn inloggegevens?
Jouw inloggegevens worden, net als de rest van de gegevens die Easy Systems verwerkt, beveiligd en versleuteld opgeslagen. Wij zijn ISO 27001 en ISO 27017 gecertificeerd. Dit betekent dat onze maatregelen voor informatiebeveiliging aan de hoogste standaard voldoen. Daar hoef je je dus geen zorgen om te maken.
Maak je gebruik van een wachtwoord-manager? Hiermee kan de oplossing prima overweg.
Wat kost het om mijn facturen automatisch op te laten halen?
Voor een vast bedrag van € 10 per maand, per portaal halen wij automatisch jouw facturen op en zetten ze klaar voor verdere verwerking door Easy Invoice. Jij hoeft dus nergens meer aan te denken en niet zelf in te loggen en te zoeken. Dat doen wij voor je!
Interesse?
Ben jij ook klaar met zelf achter de facturen van leveranciers aangaan? Laat Easy Systems automatisch je facturen ophalen. Neem contact op met je accountmanager.
