Contracten zwerven her en der door de organisatie. Waar de ene collega ze verstopt heeft in een bureaula, bergt een ander ze netjes op in een ordner in een archiefkast. Maar voor een collega die net nieuw is en werkzaamheden heeft overgenomen van zijn/haar voorganger, zijn de contracten nergens te vinden.
Het bewaken van de duur van contracten doen alle betreffende collega’s zelf. Eén collega heeft netjes een Excel-bestandje gemaakt waarin hij de einddata heeft genoteerd. Een andere collega pakt de contracten uit de archiefmap er slechts af en toe bij, als hij er al aan denkt. En weer een andere collega wacht af tot de leverancier aan de bel trekt wanneer het contract dreigt af te lopen. Collega’s die regelmatig vanuit huis werken of veel onderweg zijn, nemen meestal alleen een laptop mee, in dat geval raakt een contract gemakkelijk uit het oog.
Rondzwervende contracten
Als je het goed bekijkt is niemand erbij gebaat dat her en der contracten zwerven. Eigenlijk is het ook gek: dat contract ligt ergens in een bureaula, te verstoffen totdat iemand er – hopelijk op tijd – aan denkt om eens te controleren hoe lang dat contract nog duurt. Terwijl alle informatie die op dat contract staat, zoveel inzicht kan bieden. Je wilt als organisatie controle houden over dit soort zaken, onderhandelen over nieuwe voorwaarden en vooral geen extra kosten maken omdat het contract ‘per ongeluk’ stilzwijgend verlengd is. Je zal de eerste niet zijn waarbij dat dure huurcontract automatisch met drie jaar is verlengd, terwijl het de bedoeling was om een heroverweging te doen.
Contract Management
De financiële afdeling moet de centrale plek zijn waar al dit soort zaken worden geregeld. Dan is automatisch verlengen verleden tijd, net als ongemerkt aflopen. En facturen gekoppeld aan een contract? Die kunnen veel sneller door het goedkeuringsproces.
Met digitaal contractbeheer heeft de organisatie een compleet beeld van de financiële verplichtingen. Dat maakt het maken van rapportages en voorspellingen een stuk eenvoudiger en actueler. De budgethouders die contracten afsluiten hebben altijd eenvoudig inzicht in de contracten, inclusief versiebeheer. Wel zo prettig als je dat wil raadplegen als je een factuur ontvangt. Niet meer op goed geluk accorderen of koortsachtig zoeken in een volle ordner.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over digitaal contractmanagement en welk voordeel u hiermee kunt bereiken? Neem dan contact met ons op en wij vertellen u graag meer.
