Overstappen naar de cloud scheelt tijd en hoop gedoe

Advocatenkantoor Poelmann van den Broek verhuisde vorig jaar naar een nieuw pand. Maar niet alleen de advocaten verhuisden, ook de software voor factuurverwerking is ergens anders ondergebracht. Namelijk in de cloud. Deze stap naar de cloud kondigde zich al een tijdje aan.

“Het praktijkmanagementsysteem, waarin advocaten tijd schrijven, facturen in worden opgesteld en de boekhouding mee wordt gedaan, waren we al langer ontevreden over. Het was wat verouderd. We vroegen ons af of we daar nog echt mee door wilden gaan. Want in dat geval moesten we dit updaten, maar ook onze servers waren toe aan een update.” vertelt Arno Bomer Controller bij Poelmann van den Broek.

“De fysieke verhuizing was voor ons ook het moment voor een digitale, minder plaats- en tijdsgebonden manier van werken, dus alles bij elkaar was dit het moment voor ons om de stap te maken naar de cloud. En met een cloud-only strategie kon de software van Easy Systems natuurlijk niet achterblijven.”

Vergeet niet te testen

De beslissing om over te stappen naar de cloud was dus snel gemaakt, daarna begon het traject om dit daadwerkelijk te realiseren. "We moesten niet alleen onderzoeken of wij de software van Easy Systems in de cloud konden krijgen, maar we gingen ook met twee nieuwe systemen werken. Daar moest een nieuwe koppeling voor gemaakt worden. Dit hebben we met hulp van een derde partij weten te realiseren. Deze koppeling zorgt ervoor dat data vanuit Twinfield en Legalsense op een juiste manier naar de software van Easy Systems wordt gestuurd. Toen alles klaar stond hebben we, op advies van Easy Systems, voordat we live gingen alles goed getest. Je wilt niet live gaan en dan onverwachte zaken tegenkomen. Die wil je vooraf tackelen. Dit proces werd heel goed begeleid door Easy Systems."

Veiligheid staat bovenaan

Naast al deze praktische dingen stond één eis met stip bovenaan het lijstje… "Veiligheid, stond bij ons voorop. Niet heel gek aangezien we veel vertrouwelijke informatie verwerken. Als juridische partij is het voor ons extra belangrijk, dat onze klantdata veilig is en dat niet iedereen daar zomaar bij kan. We willen weten waar de data is opgeslagen en dat alles voldoet aan de laatste technologieën en veiligheidseisen.
En uiteraard moet deze data 24/7 bereikbaar zijn. Dat is in deze tijd een inkoppertje, maar voor ons wel een belangrijke voorwaarde."

"Overstappen naar de cloud; gewoon doen! Het levert je tijd op en het scheelt je een hoop gedoe." Arno Bomer

Gewoon doen

“In onze nieuwe situatie is de veiligheid van de servers geborgd, daar zorgt Easy Systems voor, samen met de aanbieder van de cloud, AWS. Onze systeembeheerder hoeft zich niet meer bezig te houden met het uitvoeren van updates van de servers of de software. Het hele onderhoud komt voor ons te vervallen en valt nu onder de verantwoordelijkheid van Easy Systems dat is prettig.

Ook hebben we een koppeling gemaakt met Easy Invoice en Microsoft Azure Active Directory. Als we nu een nieuwe collega in een specifieke groep aanmaken, dan wordt deze ook automatisch in Easy Invoice toegevoegd als gebruiker. Bijkomend voordeel is dat zodra iemand uit dienst gaat, die persoon ook direct niet meer de software van Easy Systems kan benaderen, omdat deze geen toegang meer heeft tot Microsoft.”

Tot slot heeft Arno nog een advies voor mensen die twijfelen om over te stappen naar de cloud: “Gewoon doen! Het levert je tijd op en het scheelt je een hoop gedoe.”

Meer weten over migreren naar de Easy Cloud? Bekijk dan de online sessie met Hajo Koster, accountmanager bij Easy Systems, waarin hij de meest voorkomende vragen beantwoordt.