E-facturatie wordt de norm: ben jij er klaar voor?

In België en Duitsland is besloten om elektronische facturatie voor zakelijke transacties verplicht te stellen. Hiermee volgen zij het voorbeeld van onder meer Italië en Polen, waar deze beslissing eerder al is genomen. Bedrijven in deze landen worden verplicht om elektronische facturen te versturen, waarbij andere methoden zoals PDF-facturen niet langer acceptabel zijn. Voor Nederlandse bedrijven betekent dit een belangrijke periode van aanpassing en voorbereiding. 

Wetgeving in Duitsland 

Met de goedkeuring van de Wet op Groeikansen op 22 maart 2024 gaf Duitsland het startsein voor de geleidelijke invoering van verplichte e-facturatie. Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven die betrokken zijn bij B2B-transacties in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen. Er volgt een overgangsperiode om bedrijven tijd te geven zich aan te passen aan de EN16931-standaard voor e-facturatie. 

Vanaf 1 januari 2027 is e-facturatie verplicht voor Duitse bedrijven met een jaaromzet van meer dan €800.000. Voor bedrijven met een lagere omzet begint deze verplichting op 1 januari 2028. Er is ook een verlengde overgangsperiode tot 1 januari 2028 voor bestaande Electronic Data Interchange (EDI)-verbindingen met niet-conforme e-factuurformaten. 

Wetgeving in België 

Begin 2024 heeft het Belgisch Parlement ook groen licht gegeven voor een wet die elektronische facturatie voor zakelijke transacties verplicht stelt.

In België, net als in Nederland, was e-facturatie al verplicht in de publieke sector. Deze verplichting wordt nu uitgebreid naar de private sector vanaf 1 januari 2026, waarbij gebruik wordt gemaakt van het Europese Peppol-netwerk. 

Stand van zaken e-facturatie in Nederland 

In Nederland is e-facturatie momenteel alleen verplicht voor zakelijke transacties met overheidsinstanties. Dit zal echter veranderen, omdat de Europese Commissie het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) heeft goedgekeurd. Deze wet stelt e-facturatie voor B2B-transacties in alle EU-lidstaten verplicht vanaf 2028, te beginnen met grensoverschrijdende transacties. 

De beslissing van België en Duitsland om e-facturatie te verplichten loopt vooruit op deze nieuwe Europese wetgeving, en Nederland zal in de komende jaren dit voorbeeld moeten volgen. Recent onderzoek door DirectResearch toont echter aan dat één op de zes middelgrote bedrijven in Nederland op dit moment nooit e-facturen ontvangt, wat aangeeft dat er nog een lange weg te gaan is voordat bedrijven klaar zijn om volledig aan deze verplichtingen te voldoen. 

Waarom wordt e-facturatie verplicht? 

De Europese Commissie ziet e-facturatie als een middel om de btw-aangifte te vereenvoudigen en btw-fraude tegen te gaan, waarbij jaarlijks miljarden euro's aan btw-inkomsten verloren gaan. Met e-facturatie kan de overheid btw-controles efficiënter uitvoeren via Continuous Transaction Control.

Daarnaast biedt e-facturatie bedrijven voordelen zoals snellere betalingsprocessen, minder fouten en actuele boekhouding, wat belangrijk is voor het bijhouden van de financiële gezondheid. Studies tonen aan dat e-facturatie per factuur tot wel 9 euro kan besparen.

💡LEESTIP Marcel Blom, Schotpoort Connect: "E-facturen worden snel en foutloos verstuurd en daardoor ook snel betaald"

Advies: bereid je voor 

Het is raadzaam voor Nederlandse bedrijven om nu al te starten met de implementatie van e-facturatie. Zodat je voldoet aan de regelgeving in omliggende landen, kunt inspelen op de wensen van klanten of leveranciers die al zijn overgestapt, en klaar bent voor wanneer de verplichting ook in Nederland wordt ingevoerd. Tegelijkertijd pluk je de vruchten van efficiënter elektronisch zakendoen. 

Easy Systems helpt jou hier graag bij. Samen met onze zusterbedrijven ICreative en Diesis hebben wij 4Exchange ontwikkeld. Dit is hét platform om eenvoudig en veilig e-facturen te ontvangen én te verzenden via Peppol of één van de vele andere e-facturatienetwerken. Het opmaken en versturen of ontvangen en verwerken van de e-facturen gebeurt geheel automatisch en natuurlijk conform de wet- en regelgeving van de landen waarin je opereert.  

Wil je meer weten over 4Exchange? 

of volg ons Youtube-kanaal 'Future Finance'!